Produktguide · Möten
Digitala möten — från kallelse till signerat protokoll
Mötesfunktionen i Reduca består av 7 steg. Här är en genomgång av varje steg och vad du behöver göra.
Steg 1–3
Planering, dagordning och kallelse
De tre första stegen sätter grunden för mötet. Systemet autosparar löpande — ingenting försvinner.
1
Allmänt — grundinformation om mötet
Ange mötets namn, datum, tid, beskrivning och placering (digitalt eller fysiskt). Systemet lägger automatiskt till alla användare på kontot som föreslagna deltagare — dessa kan redigeras. Du kan även lägga till externa deltagare manuellt, t.ex. vid årsstämma eller leverantörsmöten. Ladda upp mötesbilagor som inte är kopplade till specifika punkter här.
2
Dagordning — skapa mötets struktur
Första gången skapar du dagordningen från grunden. Därefter kan du kopiera dagordning från tidigare möten eller använda en mall. För varje punkt fyller du i: Punktnummer, Titel, Tidsåtgång, Punkttyp, Föredragande, Beskrivning och bilagor. Bilagor följer automatiskt med i kallelsen och protokollet. Ändra ordning med drag-and-drop.
Skapa en mall genom att genomföra ett möte och döpa det till t.ex. "Styrelsemöte – mall". Återanvänd strukturen till kommande möten.
3
Kallelse — skicka till deltagarna
Förbered och skicka kallelsen via e-post. Kallelsen innehåller automatiskt mötets namn, datum, tid och plats, dagordning som PDF och bilagor. I utskicket ingår en RSVP/Närvarocheck — deltagarna kan tacka ja eller nej. Deltagarna kan också lägga till mötet i sin externa kalender (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar).
Steg 4–5
Protokoll och justering
Protokollet byggs direkt i Reduca under mötet och skickas sedan till justerare för granskning.
4
Protokoll — dokumentera mötet
Börja med att ta bort de personer som inte är närvarande. Välj ordförande, protokollförare och justerare — dessa inkluderas automatiskt i PDF-protokollet. Öppna varje dagordningspunkt och skriv in anteckningar, beslut och eventuella ändringar. Punkter med Punkttyp Beslut loggas automatiskt i Beslutsloggen.
Beslutsloggen samlar alla beslut sökbara och kopplade till rätt möte — perfekt för uppföljning.
5
Justering — ordförande och justerare granskar
Ordförande och justerare får ett e-postmeddelande med direktlänk till protokollet. De kan godkänna utan ändringar, lämna ändringsförslag eller återkalla sitt godkännande. Ordförande kan även göra korrigeringar direkt i protokolltexten. Systemet kan skicka påminnelser till parter som inte svarat.
| Alternativ efter protokoll | Syfte |
|---|---|
| Spara och skicka för justering | Skickar protokollet till ordförande och justerare för granskning |
| Spara och gå vidare utan justering | Hoppar över justeringsmomentet och går direkt till signering |
| Spara utkast | Pausar arbetet — du kan återuppta senare |
Steg 6–7
Signering och historik
Det justerade protokollet skickas för e-signering med BankID. Allt arkiveras sedan automatiskt.
6
Signering — e-signera med BankID
Lägg till vilka personer som ska signera — användare föreslås automatiskt. Om BankID används krävs att användaren har ett registrerat personnummer under Min profil, eller fyller i det manuellt. Lägg till eventuella bilagor som ska ingå i det signerade dokumentet. När signeringen har startat kan du skicka påminnelser och se vem som signerat.
Kontrollera att namn och personnummer finns registrerade på alla signerande parter om du får problem med att starta signeringsprocessen.
7
Historik — allt arkiveras automatiskt
Under Historik finns en komplett översikt över alla möten och tillhörande dokument. Sök möten efter tid, år, typ eller status. Se dokument, deltagarlista och alla beslut. Hitta tidigare protokoll och bilagor. Vyn visar: Nr, Typ, Namn, Datum, Deltagare och Beskrivning.
Vanliga frågor
Frågor om mötesfunktionen
Svar på de vanligaste frågorna om digitala möten i Reduca.
Ja. Du kan lägga till externa deltagare manuellt. De får kallelsen via e-post och kan delta utan konto i Reduca — även för videomöten.
Ja. Systemet autosparar löpande under alla steg. Du kan också spara ett utkast och återuppta arbetet senare.
Dagordningspunkter med Punkttyp Beslut loggas automatiskt i Beslutsloggen när mötet är slutfört. Finns under Möten → Beslut — sökbart och kopplat till rätt möte.
Ja. Kopiera dagordning från tidigare möten eller använd en mall. Skapa en mall genom att döpa ett möte till t.ex. "Styrelsemöte – mall" och välj den vid nästa möte.
Vill ni samla allt styrelsearbete på ett ställe?
Kom igång gratis med en 30 dagars provperiod utan förbindelser — eller boka en demo så visar vi hur Reduca fungerar för just er.
Support: Kontakta oss på support@reduca.se eller 08-39 39 48 (vardagar 09:00–17:00).