Effektiva styrelsemöten: det här säger forskningen

Styrelsemötet är styrelsens viktigaste arbetsform. Det är där frågor diskuteras, beslut fattas och ansvar fördelas. Ändå visar forskningen att en stor del av mötestiden inte används på ett bra sätt. Här går vi igenom vad mötesforskningen säger, vad som oftast går fel och vad styrelsen kan göra åt det.

Hälften av mötestiden används inte väl

Steven Rogelberg, professor i organisationspsykologi, är en av de mest citerade forskarna inom mötesforskning. Hans slutsats är att det sällan är ett helt möte som är bortkastat, men att ungefär hälften av mötestiden inte används på ett bra sätt. I en undersökning som han gjort tillsammans med Otter.ai bedömde deltagarna nästan en tredjedel av sina möten som onödiga.
Siffrorna gäller möten i stort, men mönstret känns igen från styrelsearbetet. En styrelse träffas dessutom ofta bara några gånger per termin och då väger varje mötestimme tungt.

Det här går oftast fel

Forskningen pekar ut ett antal återkommande orsaker till att möten upplevs som ineffektiva. Rogelberg och hans kollegor lyfter bland annat fram möten utan en dagordning med verkligt innehåll, diskussioner som tappar fokus, möten som börjar och slutar för sent samt att det som diskuteras inte följs upp.
Dagordningen är en av de vanligaste bristerna. Enligt forskningslitteraturen hålls ungefär en tredjedel av alla möten utan någon dagordning alls och i nästan lika många fall skickas dagordningen inte ut till deltagarna i förväg. Utan dagordning i förväg kan ledamöterna inte förbereda sig och mötet går åt till att gå igenom underlag i stället för att fatta beslut.
För en styrelse är bristande uppföljning det dyraste felet. Ett beslut som inte blir av är i praktiken ett möte som inte har ägt rum.

Fyra sätt att få ut mer av styrelsemötet

1. Tänk igenom syftet före mötet. Rogelberg rekommenderar en kort reflektion före mötet, som kan ta bara några minuter, där man går igenom dagordningen, målen, ordningen på punkterna och vilka problem som kan uppstå. Vad ska styrelsen besluta och vad behöver ledamöterna veta innan?

2. Skicka kallelse, dagordning och handlingar i god tid. När underlagen finns hos ledamöterna några dagar före mötet kan mötet ägnas åt diskussion och beslut i stället för genomgång.

3. Bygg dagordningen kring det som kräver beslut. Varje punkt på dagordningen bör motiveras av att den behöver styrelsens beslut eller diskussion. Rogelberg är tydlig med att mötet hellre ska ställas in än hållas utan en övertygande dagordning. Rena informationspunkter kan ofta skickas ut i förväg.

4. Avsluta varje punkt med vem som gör vad och till när. Ett beslut blir av först när någon har ansvar för det. Börja nästa möte med att följa upp vad som hänt sedan sist.

Så underlättar Reduca

Reduca är byggt kring den här strukturen. Kallelse, dagordning och handlingar samlas på ett ställe och skickas ut till alla ledamöter samtidigt. Protokollet skrivs direkt i mötesmallen och signeras med BankID efter mötet. Besluten hamnar i beslutsloggen och kan bli uppgifter med en ansvarig och ett datum, så att de finns kvar när styrelsen träffas nästa gång. Årshjulet visar vad som väntar under året, så att viktiga frågor tas upp i rätt tid.

Vill du se hur det fungerar i praktiken? Boka en demo eller prova Reduca kostnadsfritt

Källor
Perlow, L. A., Hadley, C. N. och Eun, E. (2017). Stop the Meeting Madness. Harvard Business Review.
Rogelberg, S. G. (2019). The Surprising Science of Meetings. Oxford University Press.
Rogelberg, S. G., m.fl. (2010). Employee satisfaction with meetings. Human Resource Management.