3 faktorer som bidrar till ett effektivare styrelsearbete
Styrelsen spelar stor roll i en organisations utveckling. Den ska se till att verksamheten hålls under kontroll samtidigt som den måste anpassas till medlemmars eller aktieägares intresse, omvärldens utveckling och marknadens efterfrågan.
Här undersöker och presenterar vi hur styrelser kan bli effektivare genom att titta på kompetenser, sammansättningar och hur digitalisering samt automatisering av processer kan underlätta. Utifrån rapporten som PWC presenterar tillsammans med The Conference Board bör styrelser se över sin kompetens, strategi, skapa mer förståelse för verksamheten och dess utveckling och se till att förbättra sin effektivitet samt produktivitet. 89% av de verkställande cheferna vill byta ut en eller flera i styrelsen och endast 29% anser att styrelsen genomför ett bra eller utmärkt uppdrag. Rapporten visar på att det finns mycket att utveckla och förbättra i styrelser samt dess arbete.
Styrelsens uppdrag
Styrelsen ska se till att organisationen fullgör sina ekonomiska och juridiska skyldigheter samt att policyer, riktlinjer och strategier följs. Styrelsen är ett verkställande organ som tar beslut och genomför åtgärder så att verksamheten genomför sina åtaganden.
Styrelsen ansvar:
- Se till att policyer och riktlinjer följs
- Skapa och leda organisationens värderingar
- Ha koll på organisationens finansiella resultat
- Skapa och genomföra strukturella planer
- Se till att strategier fullföljs
- Ansvara inför medlemmar eller aktieägare
Det innebär ett stort ansvar för en styrelsemedlem som inte bör ta lätt på sitt uppdrag som kräver både problemlösning och skicklighet. Det kan uppstå komplexa problem och svårhanterade frågor som kan kräva tålamod, bra kommunikation, rätt ramverk och en bred kompetens inom styrelsen.
Bred kompetens inom styrelsen
Erfarenheten och kompetensen inom styrelsen är därför en av de främsta faktorerna till en hållbar och stabil organisation då styrelsen återspeglar verksamheten och är dess grundläggande samt verkställande organ.
Kommunikation i fokus
Kommunikationen inom styrelsen är a och o. Därför måste samtliga styrelsemedlemmar vara effektiva kommunikatörer. Styrelsen bör vara skickliga på att använda kommunikationsverktyg så att det genomförs en smidig skriftlig och muntlig kommunikation, vilket underlättar styrelsearbetet avsevärt. Styrelsemedlemmar bör vara både goda lyssnare och talare samt ha ett öppet sinne inför nya tillvägagångssätt, strategier och visioner.
Beslutsfattande egenskaper
Grundläggande inom styrelsearbetet är att ta beslut som både påverkar det dagliga arbetet men även hela organisationen. Det bör därför finnas bra beslutsfattande egenskaper hos styrelsemedlemmar som oftast kommer med erfarenhet och bra rutiner. Det är viktigt att ta fram ett bra underlag i tid och att samtliga styrelsemedlemmar får delta i diskussionen och vara delaktig i beslutet.
Visionärt och entreprenöriellt ledarskap
Att navigera mellan vardagliga frågor och se helhetsperspektivet kan ibland vara en utmaning. det är därför bra att styrelsemedlemmar besitter visionära ledaregenskaper. Det är viktigt att kunna förmedla visionen och med det motivera kollegor. Det är också bra att ha entreprenöriella egenskaper framförallt vid problemlösning och när det är dags att gå från idé till genomförande. Både visionärt och entreprenöriellt ledarskap kan se till så att organisationen utvecklas och att den hantera kriser samt svåra situationer oavsett om det är intern eller extern påverkan.
Finansiella kunskaper som grund
För att säkerställa organisationens långsiktiga framtid behövs finansiella kunskaper för att kunna tolka och hantera rapporter samt se till så att verksamheten är ekonomiskt stabil och genererar tillväxt. Att kunna sätta upp en budget och läsa av rapporter är av prioritet då det ger en möjlighet till att utvärdera risker, förutsäga resultat, genomföra rätt investeringar och undvika svåra ekonomiska situationer.
Styrelsesammansättning med mångfald i fokus
Rapporten från McKinsey&Company visar på att en mångfald av etnicitet och kön i ledningsgrupper ger mer lönsamhet och visar på högre effektivitet. Mångfald ger ett större perspektiv och skapar möjligheter att nå bredare målgrupp med sin verksamhet samt en starkare grund när organisationen står inför utmaningar oavsett intern eller extern påverkan.
“Könsmångfald i ledningsgrupper är starkt korrelerad med lönsamhet och värdeskapande.” – McKinsey&Company
Mångfaldhet
En mångfald inom organisationen och framförallt inom styrelsen kan främja innovationsförmågan och ge fler idéer från olika perspektiv vilket kan underlätta när verksamheten behöver anpassa sig till omvärldens utveckling samt marknadens efterfrågan. Det bidrar även till att organisationen följer en jämställdhets praxis och nationella riktlinjer.
“Organisationer som har ledningsgrupper med etnisk blandning överträffar andra organisationer med 33% bättre i lönsamhet.” – McKinsey&Company
Digitalisering av processer och uppgifter
Styrelsemedlemmar sitter oftast på olika uppdrag där tiden är dyrbar och därför bör styrelsearbetet i organisationer vara så smidig och effektiv som möjlig. Många som sitter i styrelsen vet hur mycket kraft och tid som går åt att bara administrera och distribuera möteshandlingar, därför är det viktigt att ha rätt verktyg som underlättar för samtliga styrelsemedlemmar att kunna genomföra ett korrekt styrelsearbete.
En programvara som är utformad specifikt för styrelsemedlemmar innebär att styrelsen kan snabba upp processer, erbjuda möjligheten till distansarbete och genomföra möten smidigt. En Styrelseportal är därför en optimal lösning med funktioner som e-signering, digitala möten, dokumentlagring, projekthantering, digitala beslut och styrelsekalender vilket frigör tid och låter styrelsemedlemmar fokusera på verksamhetens kärnfrågor och utveckling.
Ökningen av hybridarbete och digitala styrelsemöten innebär att många styrelsemedlemmar förväntar sig en lösning och här spelar programvaran en viktig roll för att kunna stödja ett effektivt styrelsearbete i organisationen.
Vill ni veta hur vår Styrelseportal kan effektivisera ert styrelsearbete?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.
Under en demo får ni:
- Genomgång av plattformens funktioner.
- Svar på frågor och funderingar.
- Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.
