Gå till Möten → välj mötet → Kallelse. Fyll i datum, tid och plats. Klicka Skicka kallelse — alla inbjudna ledamöter får ett e-postmeddelande med dagordning och bilagor som PDF. Deltagarna kan bekräfta närvaro via RSVP och lägga till mötet i sin kalender.

Under ett möte klickar du på Dagordning. Du kan skapa från grunden, kopiera från ett tidigare möte eller använda en mall. Varje punkt får en typ — information, diskussion eller beslut. Ordning ändras med drag-and-drop och bilagor kan läggas till per punkt.

Under mötet antecknas direkt per dagordningspunkt. När mötet avslutas skickas protokollet automatiskt för justering — ordförande och justerare granskar och godkänner. Därefter signeras med BankID. Signerat protokoll arkiveras automatiskt med verifieringscertifikat.

Ja. Du kan bifoga dokument till mötet i sin helhet (t.ex. årsredovisning) eller koppla bilagor direkt till en specifik dagordningspunkt. Bilagor inkluderas automatiskt i kallelsen och arkiveras med protokollet.

Beslutspunkter loggas automatiskt i beslutsloggen under mötet. Alla beslut samlas i en sökbar vy kopplad till rätt möte och datum — perfekt för uppföljning och när ny ledamot ska sätta sig in i verksamheten.

Alla avslutade möten och signerade protokoll sparas under Möten → Arkiv. Du kan filtrera på år och söka på mötesnamn. Protokoll lagras enligt lagkrav — minst 10 år för aktiebolag.

Ja. Externa deltagare — t.ex. revisorer eller rådgivare — kan bjudas in till ett möte utan att ha ett konto i Reduca. De får kallelsen via e-post och kan delta i videomötet direkt via länk.

Gå till Omröstningar → Ny omröstning. Ange fråga, svarsalternativ och deadline. Du kan koppla omröstningen direkt till en punkt i ett pågående möte eller skicka den fristående mellan möten.

Ja — under en dagordningspunkt väljer du Koppla omröstning. Resultaten visas sedan direkt i protokollet när mötet avslutas, utan manuellt efterarbete.

Ja. Vid skapandet väljer du Anonym röstning — då visas endast det samlade resultatet, inte hur enskilda ledamöter röstat.

Ja. Omröstningsresultat kan exporteras som PDF för arkivering direkt från omröstningens detaljsida.

Gå till Dokument i menyn och klicka Ladda upp. Du kan organisera dokument i mappar. Alla inloggade ledamöter med rätt behörighet kan komma åt dokumenten.

Ja. Word- och Excel-filer kan redigeras direkt i portalen utan att behöva ladda ner och upp filen igen.

Ja! Vi har kostnadsfria mallar:

• Protokollmall (.docx)
• Kallelsemall (.docx)
• Stämmochecklista (.docx)
• Årshjulsmall (.docx)

Efter att protokollet justerats skickas en signeringslänk via e-post till ordförande och justerare. De signerar med BankID direkt via länken — inget konto krävs för externa parter. Det signerade dokumentet sparas med ett juridiskt giltigt verifieringscertifikat.

Ja. Externa parter — t.ex. revisorer — signerar via länken i e-postmeddelandet utan att ha ett konto i Reduca.

Ja. E-signering med BankID är juridiskt giltigt enligt svensk lag och gäller för föreningar, stiftelser och aktiebolag. Varje signerat dokument sparas med ett verifieringscertifikat.

Reduca skickar automatiska påminnelser till de som ännu inte signerat. Du kan även se signeringsstatus i realtid och skicka en manuell påminnelse direkt från plattformen.

Inuti ett möte klickar du på Starta videomöte. Alla deltagare som fått kallelsen kan gå med via länk — inga nedladdningar eller externa appar krävs.

Upp till 200 deltagare kan delta i ett videomöte i Reduca.

Ja. Externa deltagare klickar på länken i kallelsen och går med direkt i webbläsaren utan att behöva ett konto.

Gå till Avtal → Nytt avtal. Fyll i avtalsnamn, motpart, löptid och ansvarig person. Ladda upp avtalsdokumentet och ange om påminnelse önskas inför förnyelse.

Du anger hur lång tid innan avtalet löper ut som du vill ha en påminnelse. Reduca skickar automatiskt ett e-postmeddelande till ansvarig person vid rätt tidpunkt.

Ja. Varje avtal kopplas till en ansvarig person i styrelsen. På så sätt faller inget mellan stolarna när roller i styrelsen förändras.

Uppgifter skapas antingen direkt från en mötespunkt under protokollskrivning, eller under Uppgifter i menyn. Ange titel, ansvarig person och deadline.

Under Uppgifter visas en översikt med status — vad som är klart, pågår eller förfallet. Alla ledamöter ser sina egna uppgifter och administratörer ser hela styrelsens uppgiftslista.

Årshjulet är en visuell vy över hela styrelseåret. Du lägger in återkommande aktiviteter, möten och deadlines så att styrelsen alltid har koll på vad som kommer härnäst.

Ja. Via iCal-länk kan du synkronisera möten och aktiviteter med Outlook eller Google Kalender. Länken uppdateras automatiskt när ändringar görs i Reduca.

Under Meddelanden hittar du interna trådar där styrelsemedlemmar kan kommunicera direkt. Du kan tagga personer och bifoga filer i meddelanden.

Ja. Via utskicksfunktionen kan du skicka meddelanden till externa parter via e-post eller sms, med möjlighet att bifoga filer direkt i utskicket.

Under Register klickar du på Nytt register. Du väljer fält och struktur anpassat för er organisation — t.ex. medlemsregister, kontaktlista eller GDPR-förteckning.

Ja. Register exporteras till CSV-format med ett klick, vilket gör det enkelt att använda datan i andra system.

Ja. Du kan använda registerfunktionen för att hålla en GDPR-förteckning över er personuppgiftsbehandling. Reduca lagrar all data inom EU i enlighet med GDPR.

På inloggningssidan klickar du på Glömt lösenord? och anger din e-postadress. Du får ett mail med en länk för att välja nytt lösenord. Länken är giltig i 24 timmar.

Gå till Min profil och lägg till ditt personnummer. Därefter kan du logga in med Mobilt BankID. Administratörer kan kräva BankID för hela organisationen under Inställningar.

Gå till Vår organisation → Användare. Klicka på personen och välj Ta bort åtkomst. Personens historik och signeringar sparas kvar i arkivet.

Fakturor och betalningshistorik finns under Inställningar → Fakturering. Kontakta oss på support@reduca.se om du behöver ändra faktureringsuppgifter.

Ni kan exportera alla dokument, protokoll och register innan kontot avslutas. Kontakta support@reduca.se för hjälp med dataexport.