Så hanterar ni styrelsens dokument effektivt
Dokumenthantering är en central del av styrelsearbetet. Protokoll, avtal och strategiska planer behöver inte bara skapas och uppdateras, utan också vara lättillgängliga och säkert lagrade. Med rätt strategi och verktyg kan styrelsen spara både tid och energi – och samtidigt minimera risken för misstag eller informationsförlust. Här är några tips på hur ni kan optimera er dokumenthantering och hur Reduca Styrelseportal kan vara en del av lösningen.
1. Digitalisera era dokument
Att hantera dokument digitalt är inte bara mer miljövänligt, det är också effektivare. Med Reduca Styrelseportal kan styrelsen samla alla sina dokument på ett och samma ställe. Ni slipper otydliga mejltrådar och kan istället enkelt få tillgång till relevanta handlingar var och när ni behöver dem.
2. Skapa en tydlig struktur
Ordning och reda är nyckeln till framgångsrik dokumenthantering. I Reduca Styrelseportal kan ni skapa en logisk struktur för era dokument, med kategorier som mötesprotokoll, årsredovisningar och avtal. Den inbyggda sökfunktionen gör det enkelt att hitta rätt information på sekunder.
3. Använd e-signering
Att signera dokument digitalt är både säkrare och snabbare än att använda papper och penna. Reduca Styrelseportal erbjuder inbyggd e-signering med BankID, vilket gör det möjligt att signera protokoll, avtal och andra viktiga handlingar – oavsett var ni befinner er.
4. Sätt upp påminnelser för viktiga datum
Med Reduca Styrelseportal kan ni lägga in bevakning på viktiga avtal och deadlines. Portalen skickar automatiska påminnelser via e-post eller sms när det är dags att förnya eller avsluta ett avtal. Detta är ovärderligt för att undvika kostsamma misstag eller missade deadlines.
5. Säkerställ att allt är tillgängligt – men säkert
Det är viktigt att dokument är lättillgängliga för styrelsemedlemmarna men skyddade från obehörig åtkomst. Reduca Styrelseportal använder sig av avancerad kryptering och backup, vilket säkerställer att känslig information hanteras säkert och endast av de som har rätt att se den.
6. Förbered inför möten i god tid
Skicka ut mötesunderlag direkt via Reduca Styrelseportal, där styrelsemedlemmarna kan läsa och förbereda sig i lugn och ro. Det sparar tid och minskar risken för informationsbrist inför viktiga möten.
7. Uppdatera och rensa regelbundet
Med Reduca Styrelseportal blir det enkelt att hålla dokument uppdaterade och rensa bort inaktuella filer. Plattformen underlättar en ren och effektiv arbetsmiljö för styrelsen.
Med hjälp av Reduca Styrelseportal kan er styrelse skapa en effektiv, säker och smidig dokumenthantering. Verktyget är skräddarsytt för att stödja styrelsearbete och frigör tid som kan användas till verksamhetens utveckling.
Vill ni veta mer om hur Reduca Styrelseportal kan hjälpa just er? Boka demo eller starta en testperiod redan idag!
Just nu – Ta del av kostnadsfri mappstruktur
Nu kan ni ta del av en mall till ert dokumentarkiv som är en tydlig och smidig mappstruktur. Använd hela eller ta ut delar för att anpassa den efter just ert styrelsearbete. Ladda enkelt upp den i Styrelseportalen eller annat dokumentarkiv.
