Guide: Så samlar ni styrelsearbetet på ett ställe digitalt
Att samla styrelsearbetet digitalt är ett av de enklaste sätten att spara tid, minska missförstånd och öka engagemanget i styrelsen. I den här guiden går vi igenom steg för steg hur ni digitaliserar och samlar ert styrelsearbete på ett ställe.
Varför digitalisera styrelsearbetet?
Många styrelser kämpar med mejltrådar, pappershögar och olika versionshanteringar av dokument. Det gör att beslut tar längre tid, information försvinner och det blir svårt att få en tydlig överblick.
Med en digital styrelseportal samlar ni allt på ett ställe – protokoll, kallelser, dokument, uppgifter, kommunikation, möten och beslutsloggar. Det blir enkelt att samarbeta, även mellan möten.
🔹 Steg 1: Gör en nulägesanalys
Börja med att kartlägga hur ert styrelsearbetet fungerar idag:
- Var sparas dokument och protokoll?
- Hur kallas deltagare till möten?
- Hur hanteras möten och tillhörande dokument?
- Hur dokumenteras beslut?
- Hur sker signeringar och informationsdelning?
Skriv ner styrkor och utmaningar – det gör det lättare att se var digitala verktyg kan ge störst nytta.
🔹 Steg 2: Skapa en tydlig mappstruktur
När ni kommer igång med Reduca Styrelseportal, börja med att skapa en logisk mappstruktur.
Ett förslag:
📁 Årshandlingar
📁 Styrelsemöten
📁 Ekonomi
📁 Projekt, underhåll & verksamhet
📁 Stadgar, policyer och styrdokument
📁 Kommunikation & medlemsinformation
📁 Personal, funktionärer och roller
📁 Historik
En tydlig struktur gör det lättare att hitta rätt handlingar snabbt – och framtida styrelser kommer tacka er.
🔹 Steg 3: Importera befintlig information
Importera smidigt tidigare protokoll, årshandlingar, medlemsregister, ekonomiska handlingar och aktuella dokument.
Det här gör att ni slipper ha information utspridd och kan börja på en stabil digital grund.
🔹 Steg 4: Lägg upp ert första möte
Skapa ett styrelsemöte direkt i portalen:
- Sätt datum, tid och plats eller digital länk.
- Skapa dagordning från mall och lägg till bilagor.
- Skicka kallelse med bilagor och bjud in deltagare med ett klick.
Alla får automatiskt kallelse via e-post och kan se underlagen i portalen – inget behov av separata mejlutskick eller PDF-filer.
🔹 Steg 5: För protokoll digitalt
Under eller efter mötet kan ni föra protokoll direkt i Reduca.
Systemet håller reda på punkter, beslut och ansvariga, och ni kan enkelt publicera färdiga protokoll till alla deltagare. Behöver någon komplettera eller justera text? Det går att justera och signera direkt i portalen.
🔹 Steg 6: Signera dokument och avtal digitalt
Slipp utskrifter och scannade underskrifter.
Med Reduca kan ni signera både protokoll och avtal digitalt med BankID eller e-post.
Alla signeringar loggas och sparas automatiskt, vilket ger full spårbarhet och juridisk giltighet. Alla signerade dokument lagras i en sökbar och överskådlig vy.
🔹 Steg 7: Hantera beslut och uppföljning
Varje beslut som fattas i portalen sparas automatiskt i en tydlig och sökbar beslutslogg.
På så sätt kan ni enkelt följa upp mellan möten – vem gör vad, när och hur långt har det kommit?
Det skapar både ansvarstagande, tydlig struktur och effektivitet i styrelsen.
🔹 Steg 8: Ge rätt ansvar till rätt personer
Avtal, aktiviteter och uppgifter kan enkelt tilldelas ansvarig eller ansvariga. Systemet skickar automatiskt ut påminnelser inför viktiga tidpunkter via sms och e-post.
Ansvarsfördelning skapar tydlighet, trygghet och ökar engagemanget.
🔹 Steg 9: Skapa kontinuitet över tid
När allt styrelsearbete finns samlat digitalt får ni en levande historik.
Det gör det enkelt vid överlämningar, revisioner och framtida beslut.
Nästa styrelse kan direkt nå viktiga dokument, se vad som beslutats, få en självklar plats i styrelsearbetet – utan att börja om från noll.
Sammanfattning
Att digitalisera styrelsearbetet är inte bara ett sätt att spara tid – det stärker hela verksamhetens struktur, transparens och engagemang. Med Reduca Styrelseportal får ni ett modernt och tryggt verktyg för hela styrelsearbetet.
👉 Vill ni se hur det fungerar i praktiken?
Boka en demo eller skapa ett kostnadsfritt konto här.
