Smidig mötesmall till styrelsemöten

Digitala möten har blivit en integrerad del av det moderna samhället, och det är lätt att förstå varför. I en tid där hybridarbete och globaliseringen är mer utbredd än någonsin, erbjuder digitala möten en rad fördelar som gör dem till en attraktiv lösning för organisationer. I Styrelseportalen går det att både genomföra videomöten och underlätta de administrativa arbetet kring möten med en smidig och digital mötesmall.

Mötesmallen gör det enkelt för styrelsen att genomföra korrekta, produktiva och tidseffektiva styrelsemöten. I mötesmallen kan styrelsen skapa dagordning, skicka ut kallelse med bilagor, utforma, justera och signera protokoll direkt i Styrelseportalen. Funktionen samlar alla signerade protokoll med tillhörande bilagor på ett ställe och gör det enkelt för styrelsen att få en bra struktur på möten. Det är även möjligt att genomföra smidiga videomöten där det finns möjlighet att dela skärm, kommentera, skicka reaktioner och bjuda in externa personer utan att ge tillgång till Styrelseportalen.

Det här går att utföra i den digitala mötesmallen:

1. Fylla i mötesdetaljer, lägga till deltagare och bifoga bilagor.
2. Skapa dagordning utifrån tidigare möten eller mall.
3. Skicka ut kallelse med mötesbilagor.
4. Utforma protokoll utifrån dagordning.
5. Justera protokoll utifrån en tydlig struktur.
6. Signera protokoll med BankID.

Här är några av de viktigaste fördelarna med att hålla möten digitalt:

1. Tidsbesparing och ökad effektivitet

En av de mest uppenbara fördelarna med digitala möten är den tidsbesparing de innebär. Genom att eliminera behovet av att ta sig till en fysisk plats för möten kan deltagarna enkelt ansluta från vilken plats som helst . Detta leder till att möten kan arrangeras snabbare och med mindre logistisk planering, vilket frigör tid för andra viktiga uppgifter. Dessutom kan möten hållas mer strukturerade och fokuserade tack vare digitala verktyg som hjälper till att hålla agendan på rätt spår.

2. Kostnadseffektivitet

Genom att minska eller helt eliminera rese, lokal- och boendekostnader för deltagare, bidrar digitala möten till betydande kostnadsbesparingar. Dessutom minskar kostnaderna för användandet av olika appar genom att samla allt styrelsearbete på en plattform med Styrelseportalen.

3. Tillgänglighet

I dagens samhälle blir det allt viktigare att kunna samarbeta med geografiskt utspridda styrelsekollegor och partners. Digitala möten gör det möjligt att samla deltagare från olika platser utan att de behöver lämna sina nuvarande ort för att delta på ett möte. Detta främjar engangemanget, samarbetet och deltagandet samt möjliggör för organisationer att dra nytta av internationella talanger och resurser utan de begränsningar som geografiskt avstånd annars skulle innebära.

4. Miljövänligt alternativ

Med ökat fokus på hållbarhet och miljömedvetenhet är digitala möten ett grönare alternativ till traditionella möten som ofta innebär resor och energikrävande lokaler. Genom att minska behovet av fysiska resor minskar också koldioxidutsläppen och den totala miljöpåverkan. För organisationer som vill minska sitt koldioxidavtryck är digitala möten ett steg i rätt riktning.

5. Flexibilitet och tillgänglighet

Digitala möten erbjuder en hög grad av flexibilitet, vilket gör det möjligt för deltagarna att ansluta från nästan vilken plats som helst – vare sig det är kontoret, hemmet eller en annan plats med internetåtkomst. Detta gör det lättare att få tillgång till nödvändiga resurser, hålla engagerande möten med stort deltagande och att balansera arbetslivet med personliga åtaganden.

6. Förbättrad dokumentation och uppföljning

Styrelseportalens digitala mötesplattform erbjuder funktioner för att dela skärm och lagra filer, vilket gör det enklare att dokumentera och följa upp diskussioner samt beslut. Detta skapar en transparent och tillförlitlig referenspunkt för framtida användning och gör att viktiga detaljer inte går förlorade. Den digitala dokumentationen underlättar också för att dela information med dem som inte kunde delta i realtid.

Digitala möten är inte bara en nödvändighet i dagens samhälle, utan också ett verktyg som erbjuder många fördelar för organisationer och individer. Genom att spara tid, minska kostnader och möjliggöra globalt samarbete, samtidigt som de bidrar till hållbarhet och flexibilitet, är digitala möten en viktig del av framtidens arbetsplats.