Stiftelser
Styrelsearbete i stiftelser
En komplett guide för dig som sitter i styrelsen för en stiftelse — med ansvar, revisionsplikt, förvaltning och de juridiska krav som skiljer stiftelser från andra organisationsformer.
Bakgrund
Vad är en stiftelse — och hur skiljer den sig från andra organisationer?
En stiftelse är en juridisk person utan medlemmar eller ägare. Det gör stiftelsestyrelsen unik — ni förvaltar något på uppdrag av ett ändamål, inte på uppdrag av en grupp människor.
Stiftelsen har inget högsta organ ovanför styrelsen
Till skillnad från föreningar och bolag saknar stiftelsen en stämma eller ägare som kan avsätta styrelsen. Det gör styrelsens ansvar och självdisciplin extra viktigt — ni är både förvaltare och kontrollant av er egen verksamhet.
Förening — styrs av sina medlemmar
Stämman är högsta organ. Medlemmarna väljer och avsätter styrelsen. Styrelsen rapporterar uppåt till stämman och är ytterst ansvarig inför medlemmarna.
Stiftelse — styrs av sitt ändamål
Stiftelsens ändamål är fastslaget i stiftelseförordnandet och kan inte ändras godtyckligt. Styrelsen förvaltar tillgångarna för att uppfylla detta ändamål — och granskas av länsstyrelsen.
Roller och ansvar
Styrelsens ansvar i en stiftelse
I en stiftelse bär styrelsen ett tyngre och mer direkt ansvar än i de flesta andra organisationsformer. Här är de viktigaste ansvarsområdena.
Grundläggande
Förvalta enligt ändamålet
Styrelsens primära uppgift är att förvalta stiftelsens tillgångar och verksamhet i enlighet med det ändamål som framgår av stiftelseförordnandet. Avvikelse kan leda till personligt ansvar.
Obligatoriskt
Bokföring och årsredovisning
Stiftelser med tillgångar över 1,5 miljoner kronor är bokföringsskyldiga och ska upprätta årsredovisning. Styrelsen ansvarar för att detta sker korrekt och i tid.
Lagstadgat
Revision
De flesta stiftelser är revisionspliktiga. Revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens förvaltning oberoende — och rapporterar till länsstyrelsen, inte till styrelsen.
Viktigt
Placering av tillgångar
Stiftelsens tillgångar ska placeras på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till ändamålet och stiftelsens bästa. Styrelsen ansvarar för placeringspolicyn och att den följs.
Varierande
Utdelning av medel
Om stiftelsens ändamål innefattar utdelning av bidrag eller stipendier ansvarar styrelsen för att utdelningen sker rättvist, dokumenterat och i linje med förordnandet.
Obligatoriskt
Protokoll och dokumentation
Alla styrelsebeslut ska protokollföras och arkiveras. Länsstyrelsen kan begära in handlingar, och dokumentationen är ert viktigaste skydd vid granskning.
Juridik och tillsyn
Lagar och tillsyn som styr stiftelser
Stiftelser regleras av stiftelselagen (1994:1220) och står under tillsyn av länsstyrelsen. Här är det viktigaste att känna till.
1
Stiftelselagen reglerar allt
Stiftelselagen (1994:1220) är den centrala lagen. Den reglerar hur stiftelser bildas, förvaltas och avvecklas. Stiftelseförordnandet — grundarens villkor — är bindande och väger tungt.
2
Länsstyrelsen utövar tillsyn
Stiftelser med tillgångar över 1,5 miljoner kronor står under länsstyrelsens tillsyn. Länsstyrelsen kan begära in handlingar, granska förvaltningen och i allvarliga fall ingripa.
3
Revisionsplikt för de flesta
Stiftelser som är bokföringsskyldiga är i regel revisionspliktiga. Revisorn ska vara auktoriserad eller godkänd och väljs av styrelsen — men är oberoende av den.
4
Ändamålet kan inte ändras godtyckligt
Stiftelsens ändamål är fastslaget av grundaren och kan bara ändras med länsstyrelsens tillstånd — och bara om det finns synnerliga skäl. Styrelsen är bunden av ändamålet.
5
Personligt ansvar är möjligt
Styrelseledamöter i en stiftelse kan hållas personligt ansvariga vid grov oaktsamhet, otillbörlig förvaltning eller vid brott mot stiftelselagen. Rätt dokumentation är ert viktigaste skydd.
6
Registreringsskyldighet
Stiftelser med tillgångar över 1,5 miljoner kronor ska registreras i stiftelseregistret hos länsstyrelsen. Ändringar i styrelsen ska anmälas löpande.
Löpande arbete
Så sköter styrelsen förvaltningen
God förvaltning i en stiftelse handlar om att vara trogen ändamålet, hålla ordning på ekonomin och dokumentera allt noggrant.
1
Känn ert stiftelseförordnande
Stiftelseförordnandet är ert viktigaste styrdokument — det beskriver ändamålet, hur tillgångarna ska förvaltas och eventuella villkor grundaren satt upp. Alla ledamöter bör ha läst det och förstå det.
Gå igenom förordnandet på första styrelsemötet efter varje ny ledamot tillträder.
2
Sätt en placeringspolicy
Styrelsen ska besluta hur stiftelsens tillgångar placeras — och dokumentera detta i en placeringspolicy. Policyn ska balansera avkastning mot ändamålet och riskbegränsning.
Revidera placeringspolicyn minst en gång per år och protokollför beslutet.
3
Håll ordning på bokföring och årsredovisning
Bokföringen ska vara löpande och korrekt. Årsredovisningen ska upprättas inom sex månader efter räkenskapsårets slut och skickas till länsstyrelsen om stiftelsen är registreringsskyldig.
4
Hantera utdelningar rätt
Om stiftelsen delar ut bidrag eller stipendier ska besluten fattas av styrelsen, dokumenteras i protokoll och gå att spåra till ändamålet. Utdelning till närstående eller styrelseledamöter kräver extra aktsamhet.
Dokumentera alltid ansöknings- och beslutsprocessen för utdelningar — länsstyrelsen kan granska dessa.
5
Samarbeta med revisorn
Revisorn är inte en motpart — hen är ett kvalitetssäkringsstöd. Ge revisorn tillgång till all dokumentation, svara på frågor i tid och ta revisionspåpekanden på allvar.
Planering
Årshjulet för stiftelsestyrelsen
Ett välplanerat styrelseår säkerställer att ni uppfyller era juridiska skyldigheter och förvaltar stiftelsen på bästa sätt.
Januari–februari — Planering och årsredovisning
Påbörja arbetet med årsredovisningen för föregående år. Sätt årsplanen och boka in årets styrelsemöten. Gå igenom placeringspolicyn.
Mars–april — Revision och årsredovisning
Lämna underlag till revisorn. Fastställ och signera årsredovisningen. Skicka in till länsstyrelsen om stiftelsen är registreringsskyldig.
Maj–juni — Utdelning och ändamålsarbete
Behandla ansökningar om bidrag eller stipendier om stiftelsen har utdelningsverksamhet. Dokumentera besluten noggrant.
Juni–augusti — Löpande förvaltning
Följ upp placeringarnas utveckling. Håll minst ett styrelsemöte. Se till att bokföringen är á jour.
September–oktober — Strategi och budget
Genomför ett strategimöte. Börja planera budget för kommande år. Utvärdera om stiftelsen uppfyller sitt ändamål på ett bra sätt.
November–december — Avslutning och förberedelse
Fastställ budget. Genomför styrelseutvärdering. Säkra att all dokumentation är komplett och korrekt arkiverad inför kommande revision.
Lär av andra
Vanliga misstag i stiftelsestyrelser
Dessa misstag leder ofta till anmärkningar från revisorn eller ingripanden från länsstyrelsen — och är enkla att undvika.
Förvaltning som inte följer ändamålet
Beslut fattas utan att kopplas till stiftelseförordnandets ändamål — ibland av okunskap, ibland av bekvämlighet.
→ Läs igenom förordnandet inför varje styrelsemöte. Koppla alltid beslut till ändamålet i protokollet.
Årsredovisningen lämnas in för sent
Länsstyrelsen har tydliga deadlines. Sen inlämning kan leda till anmärkning och i värsta fall böter.
→ Sätt deadline internt redan i januari. Ge revisorn tillräckligt med tid.
Ingen dokumenterad placeringspolicy
Placeringar görs utan skriftlig policy, vilket gör det svårt att försvara besluten vid granskning.
→ Anta en placeringspolicy på styrelsemöte och revidera den årligen.
Jäv hanteras inte korrekt
Utdelning till närstående eller ledamöter utan att jäv anmälts och hanterats korrekt är en vanlig och allvarlig brist.
→ Upprätta en rutin för jävshantering. Dokumentera alltid i protokollet.
Styrelsebyte anmäls inte
Förändringar i styrelsen måste anmälas till länsstyrelsen. Glöms detta bort kan stiftelsen ha felaktiga uppgifter i registret.
→ Gör en rutin: anmäl alltid styrelsebyte till länsstyrelsen inom en månad.
Historik och dokument försvinner
Protokoll och beslut lagras på personliga enheter och försvinner när ledamöter avgår — ett allvarligt problem vid länsstyrelsens granskning.
→ Samla all dokumentation digitalt på en gemensam plats som tillhör stiftelsen.
Vanliga frågor
Frågor och svar om stiftelsestyrelsen
De vanligaste frågorna vi får från stiftelsestyrelser — med korta, praktiska svar.
En förvaltningsstiftelse förvaltar en verksamhet direkt — t.ex. driver en skola eller ett museum. En avkastningsstiftelse placerar kapital och delar ut avkastningen som bidrag eller stipendier. Skillnaden påverkar hur styrelsen arbetar och vad som krävs av förvaltningen.
Stiftelser som är bokföringsskyldiga — d.v.s. har tillgångar över 1,5 miljoner kronor — är i regel revisionspliktiga och ska ha en auktoriserad eller godkänd revisor. Mindre stiftelser kan ha en lekmannarevisor, men det är alltid klokt att ha extern granskning.
Nej — inte på egen hand. Stiftelsens ändamål är fastslaget av grundaren och kan bara ändras med länsstyrelsens tillstånd, och då bara om det finns synnerliga skäl — t.ex. att ändamålet blivit omöjligt att uppfylla. Det är en av de grundläggande skillnaderna mot föreningar och bolag.
Det beror på vad stiftelseförordnandet säger. Ibland väljer styrelsen själv nya ledamöter (självkompletterande styrelse), ibland utses de av en extern part — t.ex. en kommunstyrelse, ett universitet eller en annan organisation. Kontrollera alltid förordnandet.
Ja, om det är förenligt med stiftelseförordnandet och arvodet är skäligt i förhållande till uppdraget. Arvodesbeslut ska fattas av styrelsen och protokollföras. Arvode till närstående eller ovanligt höga belopp kan granskas av länsstyrelsen.
Ja — digitala möten är tillåtna sedan 2024 och protokollet kan signeras digitalt med BankID. Kontrollera att stiftelseförordnandet inte begränsar detta. Med Reduca hanteras hela mötesprocessen digitalt — från kallelse till signerat och arkiverat protokoll.
Vill ni samla stiftelsens styrelsearbete på ett ställe?
Kom igång gratis med en 30 dagars provperiod utan förbindelser — eller boka en demo så visar vi hur Reduca fungerar för just er stiftelse.
Juridisk ansvarsfriskrivning: Denna guide är baserad på gällande svensk lagstiftning och allmän styrelsesed. Informationen är inte juridisk rådgivning och ska inte tolkas som sådan. Kontakta alltid en kvalificerad jurist för specifika frågor om er organisation.