Inget krav på svenska finns i lagen — men det rekommenderas starkt, särskilt om protokollet kan komma att granskas av länsstyrelse, Bolagsverket eller domstol. För internationella bolag kan engelska vara praktiskt, men svensk juridisk terminologi är svår att översätta exakt.

Generellt gäller att räkenskapsmaterial ska sparas i sju år. För styrelseprotokoll rekommenderas dock att spara dem permanent — de kan behövas för att bevisa vad som beslutades långt tillbaka, vid tvister eller vid revision. Digital arkivering i Reduca gör det enkelt att bevara protokoll på lång sikt.

Ja — det kallas per capsulam-beslut och innebär att alla ledamöter godkänner ett beslut skriftligen utan att mötas fysiskt. Det används för brådskande ärenden. Beslutet ska dokumenteras i ett protokoll på vanligt sätt och signeras av ordföranden och en justerare.

Ja — alla styrelseledamöter ska ha tillgång till protokollen, inklusive de som inte var på mötet. Det är en del av deras rätt till information. Protokoll är interna dokument och ska inte delas med obehöriga utanför styrelsen utan särskilt beslut.

Ett beslutsprotokoll dokumenterar enbart de beslut som fattades — inget om diskussionen. Ett diskussionsprotokoll återger även resonemang och argument. I de flesta styrelser används beslutsprotokoll, vilket är att föredra — det är tydligare, kortare och ger bättre juridisk klarhet.

Nej — ett signerat protokoll ska inte ändras. Om ett fel upptäcks efter signering hanteras det genom att det godkänns och korrigeras på nästa styrelsemöte, med notering i det nya protokollet. Det är viktigt för spårbarheten och integriteten i dokumentationen.