Så får ni till tidseffektiva och produktiva styrelsemöten – utan stress

Att vara del av en styrelse är ett viktigt uppdrag. Ofta sker det vid sidan av andra åtaganden. Just därför behöver styrelsemöten vara väl förberedda, effektivt genomförda – och tydligt dokumenterade.

Men verkligheten ser ofta annorlunda ut.

Känner du igen dig i något av detta?

• Mötet startar sent för att dagordningen kom i sista stund
• Dokument ligger i olika mailtrådar eller saknas helt
• Någon är osäker på vilket avtal som gäller, eller när det beslutades
• Protokoll glöms bort att signeras – eller skickas runt i veckor
• Ingen vet var tidigare protokoll finns sparade

Det är inte konstigt. Styrelsearbete har blivit mer komplext – men verktygen hänger inte alltid med.

📊 Vad statistiken säger om möten i allmänhet:

64 % av återkommande möten saknar agenda (Flowtrace, 2023)

90 % upplever sämre fokus och motivation efter ineffektiva möten – ett fenomen kallat mötesbaksmälla (Harvard Business Review, 2023)

Detta är siffror från näringslivet – men för ideella föreningar och stiftelser, där administration ofta sköts på fritiden, blir effekterna ännu mer kännbara.

🔧 Vad fungerar då – enligt forskningen?

📌 Enligt Harvard Business Review ökar möteseffektiviteten markant när man:

• Har en tydlig agenda som skickas i förväg
• Begränsar mötets längd och innehåll
• Använder ett sammanhållet system för dokument och uppföljning
• Följer upp beslut direkt – inte veckor senare

📚 I boken The Surprising Science of Meetings visar professor Steven Rogelberg att möten med struktur, fokus och enkel dokumentation skapar högre upplevd produktivitet – även om mötet är kortare.

5 tips för att hålla effektiva och produktiva styrelsemöten

1. Sätt en tydlig dagordning i god tid

Dagordningen är mötets grund. När alla vet vad som ska tas upp kan ni förbereda er – och undvika onödiga diskussioner.

👉 Reduca hjälper er att skapa dagordningen med färdig mall eller från tidigare möten – och skicka ut kallelse med tillhörande bilagor.

2. Samla all dokumentation på ett ställe

Inga fler “ska bara hitta bilagan”-pauser. När alla handlingar finns på samma plats före, under och efter mötet, blir det enklare att följa och fatta beslut.

👉 Reduca kopplar bilagor till kallelser och dagordningar, och samlar allt i ett tydligt mötesarkiv.

3. Använd en plattform där alla kan mötas – oavsett plats

Fysiska möten är inte alltid möjliga – särskilt i ideella organisationer där styrelseledamöter bor på olika platser eller är på resande fot.

👉 I Reduca kan ni hålla videomöten direkt i portalen – med presentationsläge, chat och tillgång till dokument i realtid.

4. Protokoll – börja redan under mötet

När protokollet bygger på dagordningen blir det lätt att dokumentera besluten direkt. Då slipper du skriva om det i efterhand – och risken för fel minskar.

👉 Reduca låter dig skriva protokollet under mötet och signera det direkt efteråt med e-post eller BankID.

5. Ha koll på historiken och underlätta överlämning

Många föreningar brottas med svag kontinuitet i styrelsen. När någon slutar, försvinner ofta kunskap och struktur.

👉 Reduca bevarar all dokumentation – möten, protokoll, avtal och projekt – i en överskådlig vy, så nästa styrelse slipper börja om.

🎯 Reduca Styrelseportal – ett verktyg skapat för styrelser

Reduca är utvecklad med just styrelser i åtanke. Portalen tar hand om allt det som ofta är tungrott i styrelsearbetet – och frigör tid till det som faktiskt spelar roll: att fatta kloka beslut och driva er verksamhet framåt.

✅ Skapa dagordning, kalla till möte, håll videomöten
✅ Skapa och signera protokoll digitalt
✅ Samla dokument, avtal och kommunikation
✅ Få struktur och smidig överlämning

Testa gratis i 30 dagar – utan förbindelser.

Vill ni se hur mycket enklare era styrelsemöten kan bli?
📌 Testa Reduca Styrelseportal kostnadsfritt i 30 dagar