7 tips till styrelsen inför det nya året

Hur får styrelsen till styrelsearbetet på ett optimalt sätt? Hur kan styrelsen kostnadseffektivisera och underlätta det administrativa arbetet? Här är några grundläggande principer och tips som är bra att följa.

1. Hela styrelsen ansvarar tillsammans 
   Det är viktigt och grundläggande att alla i styrelsen sätter sig in i frågor och beslut. Hela styrelsen är ansvariga för det som beslutas. Varje styrelsemedlem bör därför sätta sig in i de frågor som behandlas och gå igenom underlagen som presenteras. Är det något som är oklart så har varje styrelsemedlem rätt att be om en närmare förklaring. Ni blir en stark styrelse när alla kan stå upp för besluten tillsammans.
    
2. Använd rätt digitala verktyg 
   Kostnadseffektivisera och underlätta det administrativa arbetet med rätt digitala verktyg. Att ha styrelsematerialet utspritt på olika enheter, i olika appar, hos olika styrelsemedlemmar eller i pärmar skapar förvirring och onödigt administrativt arbete. Se till att samla allt styrelsematerial på ett ställe med en Styrelseportal med funktioner som underlättar just styrelsearbetet och som samtliga styrelsemedlemmar har åtkomst till var de än befinner sig. 
   
   Här finner ni en optimal guide till att välja rätt Styrelseportal.
    
3. Tänk långsiktigt och inte bara på nuet
   Det styrelsen gör i dag påverkar hur organisationen mår och var den befinner sig om fem år. Därför är det bra att lägga upp ett kontinuerligt styrelsearbete som går att lämna över till nya styrelsemedlemmar på ett enkelt sätt och att dessa kan få en insikt samt komma igång med styrelsearbetet på ett snabbt och smidigt sätt. Se till att ha koll på samtliga aktiva avtal och omförhandla hyresavtal, banklån, försäkringar och elavtal kontinuerligt. Sätt upp en underhållsplan och lägg undan ett sparande i en fond för oväntade utgifter.
   
4. Lägg upp konkreta och realistiska mål
   Det är mycket lättare att genomföra ett bra styrelseuppdrag om det finns konkreta mål. Det bör sättas upp både delmål som är kortsiktiga och långsiktigt mål som kan sträcka sig över flera år. Viktigt är att det är realistiska mål som sätts upp. För att underlätta styrelseuppdragen ännu mer så är det praktiskt att skapa en tydlig arbetsfördelning och ansvarsområden inom styrelsen så att varje styrelsemedlem vet vad som förväntas och att den känner sig delaktig.
   
5. Var noga med besluten 
   För att tidseffektivisera styrelsemöten, sätt en tidsåtgång till varje punkt så att det inte diskuteras för länge. Se till att bifoga underlag i kallelsen och skicka ut den i god tid så att varje styrelsemedlem kan komma förberedd. I slutet av varje punkt, se till att ni tillsammans sammanfattar beslutet så att det blir tydligt. 
   
6. Skapa en tydlig mötesprocess
   Att distribuera möteshandlingar kan vara tidskrävande. Därför är det bra med ett digitalt verktyg som kan underlätta det administrativa arbetet kring ett möte, se mötesfunktionen i Styrelseportalen här. Se till att skapa ett strukturerat protokoll för att hålla god fart på arbetet och att hålla reda på saker. Protokollen är underlagen till beslut så se till att det inte blir liggande, utan skriv under dem så snart som möjligt efter mötet, med e-signering kan ni underlätta och effektivisera den processen, läs mer om e-signering här. Det ska vara möjligt att kunna följa ett pågående ärende och det ska tydligt stå vad som beslutades samt vem som ska göra vad. Det är också viktigt att den som missar ett möte snabbt kan ta del av vad som beslutades och inte måste vänta tills nästa möte. 
   
7. Följ upp beslut 
   Långvariga frågor kan ibland bli liggande och där det inte händer så mycket tappas tidslinje och material enkelt bort. Därför är det bra om ni alltid går tillbaka till tidigare protokoll och kollar vad som egentligen hänt med ärenden som tagits upp. 

Vill ni veta mer om hur Styrelseportalen kan underlätta och kostnadseffektivisera ert styrelsearbete?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.