Struktur i styrelsearbetet i ert förbund
Många förbund känner igen det här
- Beslut sprids mellan kommittéer och styrelse
- Svårt att följa bakgrund till tidigare ställningstaganden
- Dokument hanteras i olika strukturer
- Nya ledamöter behöver lång överlämning
- Återkommande frågor behandlas från början igen
- Dokument och avtal är utspridda på olika enheter, i mappar och hos tidigare ledamöter
- Signering av protokoll tar lång tid och i vissa fall saknas underskrift helt
- Svårt att genomföra tidseffektiva och strukturerade möten
- Beslut tas men följs inte upp mellan möten
- Styrelsen saknar ansvarsfördelning och uppgifter faller mellan stolarna
- Styrelsearbetet är utspritt i många olika tjänster
- Kommunikationen sker i många olika kanaler
Så används Reduca i förbundet
Styrelsen bjuds in till plattformen, laddar upp en mappstruktur, lägger till avtal under bevakning, skapar uppgifter som tilldelas till ansvariga och lägger upp en planering i årshjulet.
Inför möten skapar styrelsen en dagordning, skickar kallelse med eventuella bilagor och videomöteslänk.
Under mötet skrivs protokollet direkt i plattformen utifrån dagordningen och efter mötet finns protokollet klart att signeras.
Mellan möten följs beslut, aktiviteter och uppgifter upp.
Allt sparas i samma sammanhang i ett tydligt arbetsflöde, nytt möte kan påbörjas direkt utifrån mall och kan enkelt tas över av nästa styrelse.
Resultatet
- Samordnade beslut
- Tydlig historik över mandatperioder
- Dokument och avtal samlade på ett ställe, sökbart och överskådligt.
- Bättre kontinuitet i arbetet
- Beslut kan förstås även flera år senare
- Protokoll och bilagor finns signerade och samlade
- Överlämning mellan styrelser blir enkel
