Tips för en lyckad stämma
Årsstämman bör planeras i god tid och styrelsemedlemmar behöver komma väl förberedda. Det är inte bara kallelsen som behöver genomföras på ett korrekt sätt och skickas till medlemmar i god tid utan även underlag som gör att medlemmar kan ta informerade beslut. Dessutom är det viktigt för styrelsen att lägga vikt på verksamhetsberättelsen och bjuda på en inspirerande stämma för att få så stort deltagande och engangemang som möjligt. Här kommer därför tips för att få till en lyckad stämma.
Vad är en stämma?
Stämman är organisationens beslutande organ och samtliga medlemmar har rätt att närvara och delta i besluten. Medlemmar kan antingen närvara personligen, digitalt eller rösta via ett ombud. Varje ombud får företräda en medlem, om inte stadgarna föreskriver annat. Kom ihåg att uppdatera stadgarna om ni vill ha en digital stämma.
Vad ska en kallelse innehålla och när ska den skickas till medlemmar?
Styrelsen ansvarar för att kallelsen innehåller korrekt information, skickas ut i rätt tid och på rätt sätt enligt stadgarna. Vanligast är att kallelsen behövs skickas ut två veckor innan stämman.
Följande uppgifter ska finnas med i kallelsen, enligt lag och de flesta stadgar:
- En dagordning med de ärenden som ska behandlas
- Plats och tid för stämman
- Eventuella motioner och styrelseförslag, förvaltningsberättelse och revisionsberättelse. Gärna en årsredovisning och underlag om det ska beslutas om en stor investering eller behandla en större och viktig fråga. Dessa handlingar kan bifogas till kallelsen.
- Det är bra om valberedningen är klara med sitt arbete innan kallelsen skickas ut. Då kan valberedningens förslag på styrelsemedlemmar och revisorer skickas med.
- Kika i stadgarna för att se vad just er organisation behöver få med i kallelsen.
Tips för en lyckad stämma:
- Inspirerande verksamhetsberättelse
Skapa en intressant verksamhetsberättelse och låt medlemmar ta del av föregående år på ett inspirerande sätt. - Bra planering med tidslinje
Bestäm ett datum, en tid och plats. Fördela därefter ut ansvar, sätt en tidslinje för när årsredovisningen ska vara färdig, när kallelsen ska skickas ut och vem som ska leda årsstämman. - Skicka kallelse i god tid
Skicka kallelse med tillhörande bilagor i god tid till medlemmar så att de kan komma välinformerade och engagerade till stämman. Skicka kallelse med bilagor både som post och e-post för att säkerställa att samtliga medlemmar nås av informationen och håll koll på vad som gäller i just er organisation genom att kika i stadgarna. - Väl förberedd styrelse
Se till så att stämmoordförande får bra information om samtliga ärenden så att den kan leda stämman på ett optimalt sätt. Styrelsemedlemmar bör också vara väl förberedda och veta vem som ska bemöta olika frågor. - Valberedningens nomineringar till styrelsen
Valberedningen bör ha en bra årsplan för att få fram rätt kandidater till styrelsen. En bra kommunikation mellan valberedningen och styrelsen gör det enkelt för organisationen att ta fram rätt kandidat till rätt post. Frågor som kan vara bra att ha med sig, vad fungerar bra och vad fungerar dåligt i nuläget? Vilka behov har föreningen? Vilken kompetens behövs? Valberedningens förslag på kandidater bör skickas ut med kallelsen, så att medlemmarna får veta vilka som är nominerade till styrelsen. - Få till ett inspirerande föredrag
Bjud in en extern föreläsare. Det kan vara en trädgårdsmästare, en kunnig inom inredning, ett proffs på hur medlemmar kan skapa mysfaktor på balkongen eller en person från brandmyndigheten. Att ha ett föredrag på stämman kan öka deltagande och skapa mer engagemang på årsstämman, bidra till en bättre sammanhållning i organisationen. - Bjud på god mat och dryck
En viktig del för bra stämning på stämman är att bjuda på god mat och fräsch dryck eftersom de flesta stämmor är på kvällen efter en arbetsdag. Det ser till så att alla medlemmar har bra energi och är på gott humör. Dessutom är mat oftast ett väldigt bra samtalsämne innan stämman sätter igång.
Hur kan Styrelseportalen underlätta planering och utförande av stämman?
Först av allt kan styrelsen enkelt sätta upp stämman som ett projekt och skapa en tidslinje med all planering. Det går att sätta upp datum, tid, plats, prio, kostnad och ansvariga samt bifoga dokument. Projektet läggs in i styrelsekalendern och automatiska påminnelser via e-post och sms skickas inför att aktivitet infaller. Att dessutom ha alla viktiga dokument, avtal och påskrivna protokoll samlat på ett ställe underlättar planeringen och ger grunden till en bra verksamhetsberättelsen. Genom att få en snabb överblick på hur året sett ut genom styrelsekalendern och projekthanteringen gör att styrelsen enkelt kan presentera året på ett optimalt sätt och dessutom berätta om kommande projekt och aktiviteter i organisationen. Styrelsen kan dessutom skapa en dagordning, skicka ut kallelse med bilagor, skapa protokoll utifrån dagordning och signera protokoll direkt i Styrelseportalen, vilket skapar en tydlig struktur och underlättar det administrativa arbetet samt distributionen av möteshandlingar avsevärt.
