Styrelseportalens fördelar jämfört med andra molntjänster

I en tid där digitalisering och molnbaserade tjänster blir alltmer centrala för föreningar och företag, uppstår ofta frågan: “Vilken typ av plattform passar bäst för styrelsearbete?” Styrelseportalen har blivit en populär lösning, men vad är det som gör den unik i förhållande till vanliga molntjänster? Nedan listar vi de viktigaste fördelarna med att använda en dedikerad styrelseportal.

1. Skräddarsydd för styrelsearbete

Styrelseportalen är specifikt utformad för att underlätta arbetet i styrelser. Funktionerna är optimerade för att möta de unika behoven inom styrelsearbete och allt nås av samtliga styrelsemedlemmar var de än befinner sig med smidig inloggning via BankID och inkluderar följande:

• Dokumentlagring och hantering: Smidig och effektiv hantering av dokument. Redigera, dela, sök, använd automatisk borttagning av känsliga dokument, ladda enkelt upp ett helt dokumentträd och ladda ner allt i en zip-fil. 
• E-signering: Smidig och juridiskt bindande signering av protokoll och avtal med svenskt BankID.
• Beslutshantering: Verktyg för att genomföra, dokumentera och följa upp beslut som fattas vid och mellan möten. Exportera ut i pdf-fil och signera besluten digitalt vid behov.
• Kalender: Centraliserad planering för styrelsen och synkronisering av mötesdatum, avtalstider och deadlines.
• Möteshantering: Funktioner för att skicka ut kallelse med bilagor, skapa, dela och signera protokoll, samt hantera deltagande.

Vanliga molntjänster saknar ofta dessa specifika funktioner, vilket gör en styrelseportal mer effektiv för ett optimalt styrelsearbete.

2. Användarvänlighet och support

Styrelseportalen är utformad med enkelhet i åtanke, vilket är avgörande för att möta behoven hos användare som inte alltid är tekniskt insatta. Viktiga funktioner som bidrar till detta är:

• Intuitivt gränssnitt: Enkel navigering och tydliga verktyg för att underlätta användning.
• Support: Dedikerad kundsupport på svenska för snabb hjälp vid tekniska problem.

Standardmolntjänster erbjuder sällan samma nivå av support eller användarcentrerad design.

3. Effektiv dokumenthantering

Styrelseportalen gör det enklare att hantera stora mängder dokument på ett organiserat sätt. Viktiga funktioner inkluderar:

• Sökbarhet: Snabb och effektiv sökning efter dokument, beslut och annan information.
• Avtalshantering: Strukturerad hantering av avtal och översikt över viktiga deadlines.
• Transparent dokumentlagring: Centraliserad lagring med funktionaliteter som underlättar efterlevnad av lagar och regler.

Molntjänster kan hantera dokument, men saknar ofta styrelseportalens avancerade funktioner som förenklar komplexa informationsflöden.

4. Smidig kommunikation

Styrelseportalen förbättrar kommunikationen inom och utanför organisationen genom:

• Videomöten: Smidiga videomöten direkt i plattformen som enkelt nås via länk, externa personer behöver inte logga in eller skapa konto.
• Intern och extern kommunikation: Verktyg för effektiv meddelandehantering och informationsdelning via e-post och sms med bifogade bilagor.
• Projekt och ärendehantering: Håll koll på projekt med viktiga deadlines, kostnader och tidsåtgång. Skapa tydlig arbetsfördelning inom styrelsen med tilldela att-göra-uppgifter på ett organiserat sätt.

Dessa funktioner säkerställer att all kommunikation kan ske inom samma plattform, vilket ökar deltagandet och bidrar till ett bra samarbete.

5. Kostnadseffektivitet

Styrelseportalen är ett kostnadseffektivt alternativ som ger högt värde redan från start, särskilt i jämförelse med andra molntjänster som erbjuder dokumentlagring men med tilläggstjänster. Detta uppnås genom:

• Alla verktyg på ett ställe: Istället för att använda tilläggstjänster eller ha olika verktyg utspridda på olika appar så samlar Styrelseportalen alla viktiga verktyg för styrelsen på ett ställe som ingår i ett pris.
• Specifika funktioner: Styrelseportalen har specifika funktioner som anpassar sig just för styrelsearbetet och det som ingår i Styrelseportalen så som användare, lagringsutrymme och antal signeringsprocesser är utifrån vad en genomsnittlig styrelse består av och använder sig utav.

Medan vanliga molntjänster kan verka billigare initialt, ger en styrelseportal betydande mervärde och en kostnadseffektiv lösning för just styrelsearbete.

Slutsats

Styrelseportalen erbjuder en rad fördelar jämfört med vanliga molntjänster, från användarvänlighet till specifika funktioner för styrelsearbete. För organisationer som prioriterar kostnadseffektiva, tidsbesparande och transparenta arbetsprocesser är en dedikerad styrelseportal ofta det bästa valet. Utforska Styrelseportalen på egen hand kostnadsfritt utan förbindelser för att göra en jämförelse och boka gärna en demo med vårt team för att få mer information.