Checklista – Så får ni till en bra dagordning

En bra riktlinje är att dagordningen ska vara färdigställd en vecka innan mötet och förberedelserna ser till att den ger en optimal grund för ett lyckat möte. Dagordningen är ert viktigaste verktyg inför möten och oavsett hur många deltagare, punkter samt tidsåtgången per punkt så är det dagordningen som ser till att ni får ett smidigt, effektivt och givande styrelsemöte. 

Här ger vi tips på hur ni skapar en bra dagordning:

1. Skapa dagordningen i god tid innan mötet
   Se till att färdigställa dagordningen helst en vecka innan mötet. Sortera och prioritera punkter, sätt tidsåtgång och skicka ut dagordningen i god tid till mötets deltagare.
   
2. Hämta in information och rapporter
   Hämta in och se till att rapporter, offerter, informationsblad och avtal som ska ligga till grund för diskussioner finns tillgängliga för samtliga deltagare i god tid inför mötet. Där rekommenderas det att ha en Styrelseportal som gör det enkelt för samtliga att ta del av mötesunderlag.
   
3. Följ upp tidigare möte
   Inför skapandet av dagordningen är det alltid viktigt att se tillbaka på föregående möte och att följa upp punkter som fortfarande har frågetecken med berörda parter.
   
4. Skicka ut förfrågan om input
   Inför mötet, helst ett par veckor innan, är det bra att fråga efter input från andra deltagare och fråga om det är något viktigt som bör tas upp eller om det är någon som vill presentera något nytt.
   
5. Prioritera punkter efter relevans
   När all information och input är insamlad så är det bra att sätta sig i lugn och ro för att prioritera punkter utifrån relevans. Om det är någon punkt som inte tas med är det viktigt att kunna motivera det inför mötets deltagare.
   
6. Tydliga punkter
   Se till att punkternas rubriker är tydliga och strukturerade så varje deltagare förstår vad den handlar om och målet med diskussionen.
   
7. Sätt tidsåtgång till varje punkt
   För att få till ett smidigt, effektivt och givande styrelsemöte så kan det vara bra att sätta tidsåtgång till varje punkt och försöka följa det så bra som möjligt.

Här ger vi förslag på grundläggande punkter i dagordningen:

• Mötet öppnas
  Styrelseordförande öppnar mötet och hälsar deltagarna välkomna.
  
• Närvarande
  Sekreteraren noterar vilka som är närvarande.
  
• Val av justerare
  Sekreteraren föreslår justerare av mötesprotokollet.
  
• Dagordningen godkänns
  Mötets dagordning behöver godkännas. Vid en utförlig dagordning och bra förberedelser bör det inte läggas till något nytt. Men om en punkt behöver läggas till, ändras eller tas bort så görs det vid denna punkt.
  
• Föregående mötesprotokoll
  Ordförande går igenom vad som diskuterades under föregående möte och presenterar status på dessa punkter. Om vidare diskussion och beslut behövs tas så utförs det vid denna punkt.
  
• Aktuella mötespunkter
  Här tar ni upp aktuella punkter. Bra att vara tydlig i rubrikerna, så att mötets deltagare enkelt förstår vad det handlar om och vet vad målet för diskussionen är. Det är även viktigt med tydliga rubriker för smidig spårbarhet. 
  
• Övriga frågor
  Här tar ni upp nya frågor som uppstått under mötet, men som inte finns med på den ursprungliga dagordningen.
  
• Mötet avslutas
  Styrelseordförande avslutar mötet och tackar för deltagandet.
  

Styrelseportalen hjälper er att skapa en bra dagordning och mötesprocess.
Med Styrelseportalen kan ni snabbt och smidigt sätta en bra dagordning. Det går att lägga in mötestid, skicka kallelser, bifoga mötesbilagor och genomföra hela mötesprocessen från dagordning till signerat protokoll.

Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.