Guider

Mötesfunktionen består av 7 steg. Nedan listas alla steg och vad som ska göras i varje steg.

Längst ner finns det en komplett guide i PDF format.

Steg 1: Allmänt

I detta steg fyller användaren i detaljer om mötet, lägger till deltagare och laddar upp eventuella mötesbilagor som inte är kopplade till specifika punkter. Bilagor som hör till specifika dagordningspunkter bifogas istället i Steg 2: Dagordning.

Steg 2: Dagordning

Här skapar användaren en dagordning för mötet. Det är även möjligt att kopiera dagordningen från tidigare möten eller använda en mall.

Steg 3: Kallelse

I detta steg kan användaren skicka ut kallelsen via e-post. Alla mötesdetaljer, såsom mötets namn, datum, tid samt ett eventuellt meddelande sammanställs. Den dagordning som skapades i föregående steg bifogas som en PDF-fil tillsammans med eventuella bilagor från Steg 1: Allmänt och Steg 2: Dagordning.

Steg 4: Protokoll

Här börjar användaren med att ta bort de personer som inte är närvarande och väljer därefter ordförande, protokollförare och justerare för mötet. Denna information inkluderas automatiskt i PDF-protokollet.
Användaren öppnar sedan varje dagordningspunkt för att föra in anteckningar och beslut. När mötet är avslutat kan användaren välja mellan "Spara och skicka för justering" eller "Spara och gå vidare utan justering". För att spara och senare skicka ut protokollet för signering kan användaren klicka på "Spara utkast".

Steg 5: Justering

När protokollet skickas för justering får ordförande och justerare ett e-postmeddelande med en direktlänk till protokollet. De granskar varje punkt och kan lämna ändringsförslag, därefter väljer de antingen "Skicka ändringsförslag" eller "Inga ändringsförslag".
Protokollföraren får sedan ett e-postmeddelande med information om eventuella ändringar och en länk till mötet. Protokollföraren gör då ändringarna under respektive punkt och markerar punkterna som åtgärdade. Notera att ändringsförslag inte automatiskt överförs till protokolltexten – detta måste göras manuellt av protokollföraren. När alla justeringar är klara och samtliga punkter är åtgärdade, klickar protokollföraren på "Godkänn protokoll".

Steg 6: Signering

I detta steg skickas protokollet ut för e-signering. Om signering med BankID ska användas måste användaren antingen ha registrerat sitt personnummer under "Min profil" eller fylla i det manuellt i detta steg. Användaren väljer vilka som ska signera genom att lägga till signerande parter. Användare i Styrelseportalen föreslås automatiskt och kan enkelt läggas till.

Steg 7: Historik

I steget Historik samlas all information från mötet, inklusive tillhörande dokument. Det är enkelt att söka i historiken, där möten sorteras efter tidpunkt. Det är också möjligt att sortera årsvis eller utifrån mötestyp. I första vyn visas kolumnerna: Nr, Typ, Namn, Datum, Deltagare och Beskrivning.

Funktionen Möten - En komplett guide

Så här skapar du ett videomöte via Styrelseportalen:

Börja med att klicka på "Skapa videomöte". Fyll i mötets namn, datum och tid, samt en beskrivning om du vill. Lägg till deltagare genom att välja från användarlistan eller skriva in deras uppgifter manuellt. När all information är ifylld klickar du på "Spara" för att skapa mötet.

Efter att mötet är sparat kan du skicka ut en inbjudan via e-post till deltagarna. En möteslänk genereras automatiskt och kan även delas med externa personer som inte har konto i portalen.

Mötet startar så snart minst två deltagare har anslutit. Under mötet kan ni skicka reaktioner, chatta med varandra och dela skärm, vilket gör det enkelt att presentera information – särskilt när ni har externa gäster eller leverantörer som ska visa något för styrelsen.

Tänk på att mötesförbrukningen beräknas utifrån antalet deltagare multiplicerat med mötets längd. Till exempel räknas ett möte på 60 minuter med 5 deltagare som 300 minuter.

Så här lägger du upp en årsplanering i Styrelseportalen:

För att lägga till en planerad aktivitet i årsplaneringen klickar du på "Ny aktivitet". Fyll i namn på aktiviteten samt start- och slutdatum och start- och sluttid. När aktiviteten är skapad kan du tillsätta ansvariga personer som automatiskt får påminnelser via e-post och sms inför aktiviteten.

För att skapa en tydlig översikt kan du använda färgkodning, vilket gör det enkelt att särskilja olika typer av aktiviteter. Om du vill underlätta planeringen ytterligare går det att ställa in återkommande aktiviteter, till exempel månadsmöten eller rapporteringspunkter, så att de upprepas automatiskt.

Du kan också synkronisera årsplaneringen med din privata kalender genom att koppla styrelsekalendern till exempelvis Outlook eller Google Kalender via iCal.

Så här hanterar du dokument och mappar i Styrelseportalen:

För att skapa struktur i din dokumenthantering börjar du med att klicka på "Skapa mapp". Det hjälper dig att organisera materialet tydligt och lättöverskådligt.

När du ska ladda upp filer kan du antingen dra och släppa dem direkt från din dator, eller klicka på "Ladda upp fil". Vid större mängder data använder du "Ladda upp mapp". Observera att maxstorleken för en enskild uppladdning är 500 MB – om mappen är större behöver den delas upp i mindre delar.

Dokumenten du laddar upp kan du redigera direkt i portalen. Du kan byta namn, ta bort, förhandsgranska eller lösenordsskydda dem – allt på ett och samma ställe. Det är även enkelt att flytta filer mellan mappar med hjälp av drag-and-drop.

Vill du dela dokument, kan du skicka dem till både interna och externa personer – och välja att göra dem tillgängliga under en begränsad tidsperiod. Vid behov kan du även aktivera automatisk borttagning för att hålla ordning och undvika att gamla filer ligger kvar i onödan.