Få full koll på kostnader med digital avtalshantering

Avtal skapar tillväxt i er organisation. De är grunden i er organisation och får den att växa. Det är därför viktigt att ge sina avtal lite extra omtanke. Med en digital avtalshantering blir det enkelt att få full koll på kostnader, avtalstider, skapa ansvarsområden, sortera utifrån kategorier och ha en kontinuerlig översyn. Utan att lägga tid och kraft på det. Möjligheterna att underlätta och kostnadseffektivisera är många. Det är därför dags att prova på digital avtalshantering.

Vad är ett avtal?

Ett avtal är en rättslig bindande överenskommelse mellan två parter om deras rättigheter och skyldigheter gentemot varandra.

En organisation har ett antal olika avtal. Det kan vara banklån, el, försäkringar, leverantörsavtal, anställningsavtal och kundavtal som är kopplade direkt till verksamheten. Men det finns oftast en mängd mindre avtal som är nödvändiga för att sköta den vardagliga driften som hyresavtal, leasingavtal, telefonavtal, bredbandsavtal och konsultavtal.

Sen finns det ett antal avtal som en inte ens tänker på att det är avtal. Prenumerationstjänster, licensavtal för programvaror och certifikat i olika former. Er organisation har en massa avtal och det finns kostnader som är möjliga att sänka genom att hålla koll på dem.  

Vad är digital avtalshantering?

Digital avtalshantering är den plats ni hanterar och förvarar era avtal. I värsta fall ligger avtalen utspridda i pärmar, i de flesta fall i inkorgen på någons dator och i bästa fall är de samlade på en plats. Med digital avtalshantering får ni inte bara en samlingsplats för avtalen utan också ett verktyg för att hantera och automatisera era avtalsprocesser. Det innebär att ni aldrig missar att förlänga ett avtal, säga upp ett avtal eller omförhandla ett avtal. 

Avtalen är alltid tillgängliga med digital avtalshantering.

Med digital avtalshantering samlar ni alla era avtal på en molnbaserad plattform som alltid är tillgänglig. Det betyder att ni aldrig mer behöver leta efter ett avtal. Oavsett var du befinner dig, om du jobbar hemma eller på kontoret, är på landet eller i skidbacken. Med hjälp av smidig sökfunktion, smarta filter, olika avtalskategorier och anpassade fält kan ni alltid nå era avtal i en överskådlig vy eller gå in på specifika på en detaljerad nivå.

Digital avtalshantering håller automatiskt koll på avtalstider och skickar ut påminnelser till ansvariga.

Att ha allt samlat på ett ställe är ett steg i rätt riktning men att dessutom ha en digital avtalshanterare innebär att den håller koll på tider åt er. Den kan hålla reda på hur många tidpunkter och tillfällen som helst vilket är en av de stora fördelarna med digitalisering. Inte nog med det, med digital avtalshantering får ni en påminnelse via både sms och e-post i god tid innan det är dags att omförhandla, säga upp eller förlänga ett avtal. Med smarta automatiska påminnelser ställer ni själva in tidsperioder och hur ni vill bli påminda. Dessutom kan ni välja att ha specifika användare som ansvariga på olika avtal och då skickas det endast ut påminnelser till ansvariga.

Digital avtalshantering sorterar och kategoriserar.

Alla organisationer är inte lika, alla verksamheter är inte lika och alla avtal har inte samma sorts uppgifter. Smarta filter och sökfunktioner blir snabbt ett av de viktigaste verktygen i en digital avtalshanterare. När ni väljer en specifik kategori så ändras fälten för att anpassa sig till avtalsområdet. Ett elavtal har inte samma uppgifter som ett försäkringsavtal eller banklån. Därför är det väldigt bra att lägga in samtliga avtal i en digital avtalshanterare. Den gör det enkelt för er att finna rätt information, hålla koll på kostnader och avtalstider samt visa var det stora kostnader befinner sig och vad som ingår i respektive avtal. En digital avtalshanterare gör det enkelt för er att få en överskådlig vy på aktiva och uppsagda avtal vilket ger en bra digital historik och skapar en strukturerad samt stabil organisation.

Vill ni veta mer om hur Styrelseportalen med digital avtalshantering kan underlätta och ge er full koll på era kostnader?

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.