Genomför en lyckad årsstämma – checklistan varje styrelse behöver
Att genomföra en organiserad och engagerande årsstämma kräver noggrann planering och förberedelse. Här är några tips för att säkerställa att er stämma blir lyckad:
- Planera i god tid: Bestäm datum, tid och plats för stämman i förväg. Detta ger styrelsen tillräckligt med tid att förbereda nödvändiga dokument och informera medlemmarna.
- Skicka ut kallelse och dagordning i förväg: Se till att alla medlemmar får kallelsen och dagordningen i god tid före stämman, så att de kan förbereda sig och veta vilka frågor som kommer att diskuteras.
- Förbered en engagerande verksamhetsberättelse: Presentera föregående års aktiviteter och resultat på ett inspirerande sätt för att öka medlemmarnas intresse och engagemang.
- Använd en lämplig lokal eller digital plattform: Välj en plats som är tillgänglig för alla medlemmar. Om ni planerar en digital eller hybridstämma, säkerställ att tekniken fungerar smidigt och att alla deltagare har tillgång till nödvändig enhet.
- Engagera medlemmarna: Överväg att bjuda in en extern talare eller arrangera en aktivitet i samband med stämman för att göra den mer intressant och locka fler deltagare. Det kan vara en inredare som ger inspiration eller en första hjälpen kurs och liknande inslag som kan ge medlemmarna något ytterligare värde. Glöm inte dryck och matbit alternativt fika!
För att underlätta planeringen och genomförandet av årsstämman kan användningen av en styrelseportal vara mycket fördelaktig. En sådan portal samlar allt styrelsearbete på ett ställe, vilket bidrar till en strukturerad och tidseffektiv process. Reduca Styrelseportal erbjuder flera funktioner som kan hjälpa er att lyckas med stämman:
- Central dokumenthantering: Alla viktiga dokument, såsom protokoll, rapporter och avtal, kan hanteras och organiseras på ett ställe, vilket gör det enkelt för styrelsemedlemmar att hitta och dela material.
- Digitala möten och e-signering: Styrelsemedlemmar kan genomföra smidiga möten digitalt, från att skicka ut kallelse till att signera protokoll samt delta i videomöten. Det är även möjligt att signera andra dokument, såsom avtal och fakturor, digitalt via BankID.
- Automatisering och struktur: Med verktyg som automatiska påminnelser för avtal, delade kalendrar och projektstyrning säkerställs att viktiga datum och deadlines inte missas. Dessutom kan beslut fattas och signeras digitalt mellan möten, vilket gör arbetet mer flexibelt och effektivt.
Genom att använda Reduca Styrelseportal kan styrelsen arbeta mer strukturerat och säkerställa att årsstämman genomförs på ett smidigt och engagerande sätt.
