Så här använder en Brf Styrelseportalen

För att bli en strukturerad, stabil och trygg förening behövs det verktyg framförallt för styrelsen som sätter tonen i hela organisationen. Styrelseportalen är utvecklad för att just underlätta och effektivisera styrelsearbetet. Här beskriver en brf hur de använder Styrelseportalen och hur den har underlättat deras arbete i sin förening.

Brf Höken 10-22 är belägen på Södermalm i Stockholm. Föreningen består av två fastigheter med adresserna Östgötagatan 34, Bondegatan 5A och Bondegatan 5C. Höken 10-22 tillhandahåller 35 lägenheter och en lokal samt en lummig innegård. Föreningen är belägen mitt i hjärtat av Södermalm som har ett stort utbud av omtalade restauranger, caféer och butiker samt närheten till grönområden.

Styrelsen i Brf Höken 10-22 består av 4 ledamöter. Den har som uppdrag att förvalta och utveckla bostadsrättsföreningen i medlemmarnas intresse samt i enlighet med stadgar, ekonomisk plan, trivselregler och policys. 

Bostadsrättsföreningen äger två fastigheter med en lokal och en innegård vilket innebär att förvaltning och underhåll är prioriterade uppgifter för styrelsen. Styrelsen lägger upp en ekonomiska plan, underhållsplan och ser till att det finns ekonomiska resurser för att förvalta och underhålla fastigheterna tillsammans med externa leverantörer. 

Styrelsen ser även till att trivselregler och policys följs av medlemmar samt utvecklar föreningen till att bli mer hållbar.

– Med hjälp av Styrelseportalen kan vi samla alla våra dokument, avtal och projekt på ett ställe samt nå ut med snabb information till våra medlemmar, säger styrelsen i Brf Höken 10-22.

I Styrelseportalen är det möjligt att samla alla avtal, projekt och dokument samt lägga upp en bra årsplanering med viktiga datum vilket skapar en bra struktur och ger en bra översikt. Det går även att signera styrelseprotokoll, årsstämmoprotokoll och avtal med BankID vilket gör styrelsearbetet effektivare och sparar tid som annars lagts på onödigt administrativt arbete.

Styrelsen kan även lagra och signera alla viktiga dokument var de än befinner sig vilket skapar ett hållbart och smidigt styrelsearbete. 

– Styrelseportalen förenklar verkligen vårt arbete med att signera styrelseprotokoll och avtal, samt att vi kan lagra viktiga dokument som stadgar, årsredovisningar, protokoll, stämmobeslut, kallelser och mycket annat säger styrelsen.

I Styrelseportalen är det möjligt att lägga in avtal för bevakning. Det går att sätta start och slutdatum, bifoga dokument, lägga till kostnad, uppsägningstid och förlängningstid samt sätta ansvariga. Ansvariga får automatiska påminnelser via e-post och sms när det är dags att omförhandla avtal vilket är väldigt givande när det gäller elavtal, försäkring, banklån och hyreslokaler. Det skapar en bra struktur och ger en översikt av alla pågående och avslutade avtal med tillhörande kostnader. Det förenklar avtalshanteringen i styrelsen avsevärt.

– Sedan vi införde Styrelseportalen så har vi fått bättre kontroll på avtal och kostnader samt skapat en tydlig struktur med bra arbetsfördelning. Den har verkligen förenklat vårt styrelsearbete säger styrelsen i Brf Höken 10-22.

Så här använder styrelser i föreningar Styrelseportalen

• Digitala Möten – En i styrelsen skapar en dagordning direkt i Styrelseportalen, bifogar eventuella bilagor och skickar ut kallelse i god tid före styrelsemötet så att samtliga styrelsemedlemmar kan ta del av punkter och underlag på ett samlat ställe. Utifrån dagordningen skapas sedan grunden till protokollet, det går enkelt att välja vem som ska vara protokollförare, justerare och vilka som ska signera. Efter mötet skickas protokollet ut via mejl till ordförande och justerarna som kan komma med ändringsförslag som  smidigt läggs in i protokollet av protokollföraren. Slutligen skickas protokollet ut via e-post för elektronisk signering med BankID. När protokollet är signerat av samtliga så återfinns det i Styrelseportalen. 
  
• E-signering – Styrelsen använder e-signeringen för att signera årsredovisning, avtal med leverantörer, nyckelkvittenser och protokoll. Styrelsen använder BankID men det går även att signera med enbart e-post. Det går att signera med användare i portalen men även med externa personer utan att ge åtkomst till Styrelseportalen.
  
• Dokumentlagring – Här samlar styrelsen samtliga dokument som gör det möjligt för samtliga styrelsemedlemmar att nå materialet var de än befinner sig. Styrelsen använder funktionen automatiskt borttagning av känsliga dokument och delar dokument på bestämd tid via en länk med revisorn eller dylikt vid behov.
  
• Styrelsekalender – En i styrelsen ansvarar för att lägga upp en årsplanering med alla viktiga datum så som datum från skatteverket, bolagsverket, ekonomibyrån och revisorn. Det läggs även in viktiga datum inom organisationen så att samtliga eller ansvariga får påminnelse via e-post och sms inför aktiviteter. 
  
• Avtalshantering – En i styrelsen ser till att samla in alla aktiva avtal och lägger in dessa i Styrelseportalen under bevakning samt tilldelar ansvarsområden inom styrelsen. Ansvariga får påminnelse via e-post och sms när det är dags att omförhandla ett avtal. Organisationen ser då till att dela upp styrelsen i olika ansvarsområden så som ekonomi och teknik, vilket oftast leder till sänkta kostnader för organisationen samt att alla känner sig delaktig och vet sitt ansvar.
  
• Projekthantering – En i styrelsen tilldelar här ansvarsområden inom styrelsen genom att lägga upp olika projekt. Här sätts ett start och slutdatum, status, kostnad, prio och bilagor bifogas. Ansvariga för respektive projekt får automatiska påminnelser via e-post och sms inför deadlines.

Vill ni också underlätta och effektivisera ert styrelsearbete? 

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.