5 tips för ett lyckat hybridarbete

Hybridarbete låter optimalt. Att ena dagen träffa kollegor på kontoret, andra dagen arbeta hemifrån eller på resande fot och varför inte från fjällstugan för att njuta av ett par åk på lunchen. Däremot så krävs det tydliga riktlinjer, disciplin, förutsättningar och ansvar för att få det att fungera. Här kommer tips till er i styrelsen som vill kunna erbjuda styrelsemedlemmar ett hybridarbete.

Definition av hybridarbete

Hybridarbete innebär att arbeta tillsammans, både online och i person, och att det kan ske när och var som helst – hemma, på resande fot eller på ett kontor.

Utmaningar med ett hybridarbete

Då det låter optimalt med ett hybridarbete så finns det även några utmaningar som styrelsen ska ta i beaktning och förebygga vid ett införande av hybridarbete.

• Hybridarbete är inte för alla
  Det är inte möjligt för alla att genomföra ett bra arbete på distans och få till ett hemmakontor då det krävs utrymme, lugn och ro samt rätt teknik. Därför är det alltid bra att kunna erbjuda styrelsemedlemmar en fysisk plats att ha styrelsemöten på.
  
• Gränslöst arbete
  Det är enkelt för eldsjälar inom en organisation att arbeta gränslöst framförallt när det även kan göras hemifrån. Det är därför viktigt att sätta tidsramar för när styrelsen är tillgänglig och det kan även vara bra att sätta ett autosvar på e-post som möjliggör att styrelsen kan återkomma inom ett par dagar. Skapa även tydlig arbetsfördelning och se till så att varje styrelsemedlem förstår sitt uppdrag med dess innehållande uppgifter.
  
• Sämre teamkänsla
  Det är svårare att lära känna varandra i en styrelse och få till en bra teamkänsla som oftast ligger till grunden för ett lyckat styrelsearbete där alla känner sig trygga med att uttrycka sin åsikt och bidra på sitt sätt. Därför är det väldigt viktigt att använda rätt digitala verktyg där alla får känna sig delaktiga så som en Styrelseportal som är utformad för just styrelsearbetet. Det är bra att undvika tjänster som någon har från sitt jobb eller att samla allt arbete på en styrelsemedlems dator samt arkivskåp som bara en kommer åt. 

5 tips för ett lyckat hybridarbete

1. Tydliga och strukturerade uppdrag
   Skapa en tydlig arbetsfördelning så att varje styrelsemedlem förstår sitt ansvarsområde och vilka uppgifter som förväntas. Se till så att varje styrelsemedlem har tillgång till dokument, avtal, möteshandlingar och projekt var de än befinner sig. 
   
2. Målinriktat styrelsearbete
   I början av en period kan det vara bra att sätta upp mål som ska uppnås av styrelsen och inom vilken tidsram. Då spelar det mindre roll hur styrelsemedlemmar deltar så länge målen uppfylls och att alla genomför sitt uppdrag.
   
3. Kommunikation i fokus 
   Se till att ha bra kommunikationsverktyg som gör det möjligt för styrelsen att nå ut till samtliga styrelsemedlemmar var de än befinner sig. En Styrelseportal gör det enkelt för styrelsen att ha all information, dokumentation och aktiviteter samlat på ett ställe. Den gör det möjligt för styrelsen att enkelt kunna kommunicera med samtliga och dessutom få en bra digital historik. En Styrelseportal ser även till att styrelsearbetet blir professionellt och gör det lättare att hålla isär arbets- och privatliv.
   
4. Flexibla möten med rätt teknik  
   Att kunna erbjuda digitala och fysiska styrelsemöten attraherar fler potentiella styrelsemedlemmar och ökar deltagandet. Tid är dyrbart i dagens samhälle och att hinna med ett fysiskt möte som innebär att ta sig till och från en annan plats kan avgöra om en person väljer att gå med i styrelsen. Om det däremot finns en möjlighet att kunna ta möten digitalt så ökar chansen att potentiella styrelsemedlemmar får ihop arbets- och privatliv. Det är viktigt att styrelsen erbjuder en användarvänlig och smidig tjänst när det gäller videomöten som passar alla oavsett it-vana.
   
5. Fysisk fika, lunch eller middag med hela styrelsen 
   För att få till ett bra samarbete och behålla sammanhållningen inom organisationen framförallt inom styrelsen som sätter hela tonen så rekommenderas en fysisk fika, lunch eller middag för att bolla ideér eller prata om annat än styrelsearbete.

Fördelar med hybridarbete

Forskning, suntarbetsliv, visar att det finns flera fördelar med distans- och hybridarbete så länge rätt förutsättningar erbjuds. Här presenterar vi några fördelar:

• Lättare att få ihop arbets- och privatliv 
• Ökad produktivitet
• Bättre fokus i arbetet
• En halvtimmes mer sömn per arbetsdag
• Bättre möjligheter till kontinuerligt lärande
• Självledarskapet utvecklas
• Tidsbesparing

Hybridarbete med Styrelseportalen

Här presenterar vi tips på hur ni kan få till ett bra hybridarbete inom styrelsen med hjälp av Styrelseportalen.

• Tilldela uppdrag inom styrelsen med hjälp av funktionen Projekt. Sätt upp tidsram, bifoga bilagor, följ upp med kommentarer och skicka ut automatiska påminnelser inför deadlines.
• Gör det möjligt för styrelsen att ta del av dokument och signera protokoll på distans med hjälp av funktionerna Dokument och E-signering. 
• Tilldela ansvarsområden genom att sätta ansvariga på avtal så som banklån, försäkring och el. Se till så att varje ansvarig får en automatisk påminnelse när det är dags att agera på ett avtal.
• Gör det möjligt för styrelsemedlemmar att delta på styrelsemöten på distans med hjälp av funktionen Videomöten. I videomöten kan ni dessutom chatta, skicka reaktioner och dela skärm.
• Underlätta för protokollföraren genom funktionen Möten. Där går det att förbereda möten, det går att skriva dagordning, skicka ut kallelse med mötesbilagor och skriva protokoll utifrån dagordning. Det är även möjligt att hämta punkter från tidigare möten och spara ner tidigare möten som en mall.
• Se till så att alla styrelsemedlemmar får ta del av ett årshjul och viktiga datum på distans med hjälp av styrelsekalendern. Det är även enkelt att koppla den till en privat kalender och det skickas ut automatiska påminnelser via e-post och sms inför en aktivitet.