Så här använder en samfällighet Styrelseportalen

För att bli en effektiv, hållbar och trygg förening behövs det verktyg framförallt för styrelsen som sätter grunden i hela organisationen. Styrelseportalen är utvecklad för att just effektivisera och underlätta styrelsearbetet. Här beskriver en samfällighetsförening hur de använder Styrelseportalen och hur den har underlättat deras arbete i sin förening.

Skärgårdsstad samfällighetsförening är ett villaområde norr om Åkersberga vid kusten. Området består av ca 260 hektar naturskön mark med grön-, skogs- och vattenområden som exploaterades i slutet av 80-talet för permanentboende, ca 185 hektar, varav 101 hektar skog, grönområden, badplatser, eget fiskevatten samt ett vägnät på ca 1,8 mil. Idag består Skärgårdsstad av cirka 645 fastigheter och har drygt 2500 boende, vilket gör samfälligheten till en av de största i Sverige. 

Styrelsen i Skärgårdsstads Samfällighetsförening består av 5 ledamöter och 3 suppleanter. Styrelsen har som uppdrag att förvalta och utveckla gemensamhetsanläggningarna i medlemmarnas intresse samt i enlighet med stadgar, anläggningsbeslut, detaljplan samt upprättade policys.

Samfälligheten äger mark och vägnät vilket innebär att förvaltning och underhåll är prioriterade uppgifter för styrelsen. De största posterna är vägnätet, skog och grönområden där styrelsen delvis anlitar externa entreprenörer för väghållning, snöröjning, beläggningsarbete, skötsel av skog och underhåll av grönområden.

– Med Styrelseportalen har vi blivit effektivare på att ha koll på våra olika projekt, det finns fem års planer för all förvaltning och underhåll, och uppföljningen av projekt har blivit mycket enklare säger ordförande, Stefan Jonsson, i Skärgårdsstads Samfällighetsförening.

I Styrelseportalen är det möjligt att skapa stora som små projekt. Det går att sätta start och slutdatum, få automatiska påminnelser inför deadlines, bifoga dokument, tillsätta ansvariga och skriva kommentarer. Det skapar en bra struktur och ger en översikt av alla pågående, slutförda samt kommande projekt. Det förenklar projekthanteringen i styrelsen avsevärt.

– Sen vi införde Reduca så har vi blivit mycket mer effektiva och det har verkligen förenklat vårt arbete i styrelsen säger Stefan Jonsson, ordförande i Skärgårdsstads Samfällighetsförening.

I Styrelseportalen är det möjligt att signera styrelseprotokoll, beslutsunderlag och avtal med BankID vilket gör styrelsearbetet effektivare och sparar tid som annars lagts på onödigt administrativt arbete. Styrelsen kan även lagra alla viktiga dokument på ett ställe som kan nås av styrelsemedlemmar var de än befinner sig vilket skapar ett hållbart och smidigt styrelsearbete. 

– Styrelseportalen förenklar verkligen vårt arbete med att signera styrelseprotokoll och beslut, samt att vi kan lagra viktiga dokument som stadgar, anläggningsbeslut, detaljplan, stämmobeslut, kallelser och mycket annat säger ordförande, Stefan Jonsson.

Så här använder styrelser i samfällighetsföreningar Styrelseportalen

• Digitala Möten – En i styrelsen skapar en dagordning direkt i Styrelseportalen, bifogar eventuella bilagor och skickar ut kallelse i god tid före styrelsemötet så att samtliga styrelsemedlemmar kan ta del av punkter och underlag på ett samlat ställe. Utifrån dagordningen skapas sedan grunden till protokollet, det går enkelt att välja vem som ska vara protokollförare, justerare och vilka som ska signera. Efter mötet skickas protokollet ut via mejl till ordförande och justerarna som kan komma med ändringsförslag som  smidigt läggs in i protokollet av protokollföraren. Slutligen skickas protokollet ut via e-post för elektronisk signering med BankID. När protokollet är signerat av samtliga så återfinns det i Styrelseportalen. 
  
• E-signering – Styrelsen använder e-signeringen för att signera årsredovisning, avtal med leverantörer, nyckelkvittenser och protokoll. Styrelsen använder BankID men det går även att signera med enbart e-post. Det går att signera med användare i portalen men även med externa personer utan att ge åtkomst till Styrelseportalen.
  
• Dokumentlagring – Här samlar styrelsen samtliga dokument som gör det möjligt för samtliga styrelsemedlemmar att nå materialet var de än befinner sig. Styrelsen använder funktionen automatiskt borttagning av känsliga dokument och delar dokument på bestämd tid via en länk med revisorn eller dylikt vid behov.
  
• Styrelsekalender – En i styrelsen ansvarar för att lägga upp en årsplanering med alla viktiga datum så som datum från skatteverket, bolagsverket, ekonomibyrån och revisorn. Det läggs även in viktiga datum inom organisationen så att samtliga eller ansvariga får påminnelse via e-post och sms inför aktiviteter. 
  
• Avtalshantering – En i styrelsen ser till att samla in alla aktiva avtal och lägger in dessa i Styrelseportalen under bevakning samt tilldelar ansvarsområden inom styrelsen. Ansvariga får påminnelse via e-post och sms när det är dags att omförhandla ett avtal. Organisationen ser då till att dela upp styrelsen i olika ansvarsområden så som ekonomi och teknik, vilket oftast leder till sänkta kostnader för organisationen samt att alla känner sig delaktig och vet sitt ansvar.
  
• Projekthantering – En i styrelsen tilldelar här ansvarsområden inom styrelsen genom att lägga upp olika projekt. Här sätts ett start och slutdatum, status, kostnad, prio och bilagor bifogas. Ansvariga för respektive projekt får automatiska påminnelser via e-post och sms inför deadlines.

Vill ni också underlätta och effektivisera ert styrelsearbete? 

Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips på hur ni kan driva styrelsearbetet på ett smart sätt med Styrelseportalen.