En guide till organisationer vid val av Styrelseportal

En optimal guide till hur ni väljer rätt Styrelseportal för er organisation. Utforska vad en Styrelseportal kan göra för er organisation och hur den kan förbättra styrelsearbetet.

Styrelser måste se till att följa specifika lagar och regler som den omfattas av. Vilket gör det viktigt att organisationer väljer rätt Styrelseportal för att kunna genomföra sitt uppdrag på ett korrekt och effektivt sätt. 

Här är en optimal guide för er styrelse som ska välja vilken Styrelseportal som passar er organisation och i artikeln kommer vi gå igenom följande:

1. Vad är en Styrelseportal
2. Vilka funktioner förväntas Styrelseportalen att innehålla
3. Vad kan en Styrelseportal göra för en organisation
4. Fördelen med e-signering och BankID 
5. Frågor till leverantören angående informationssäkerhet
6. Hur uppfattar andra organisationer Styrelseportalen

Vad är en Styrelseportal

En Styrelseportal är en programvara specifikt för styrelsehantering där styrelseledamöter kan dela konfidentiella dokument och information, genomföra mötesprocessen och beslutsfattande, dela ut ärenden inom styrelsen, elektroniskt signera protokoll och andra viktiga dokument, tilldela avtalsansvar, kommunicera internt och externt utan att ge åtkomst till portalen.

Styrelseportalen förenklar framförallt varje steg i mötesprocessen där ny funktionalitet i molnteknik, en papperslös mjukvara för styrelsemöten, ersätter den gamla tekniken med pappersanteckningar och Word dokument, utskrivna protokoll och e-postmeddelanden. 

Vilka funktioner förväntas Styrelseportalen att innehålla

• Elektroniskt signering med BankID av protokoll, beslut, årsredovisningar och andra viktiga dokument.
• Skapa mötesagendor utifrån smidig mall, skicka ut kallelse med mötesbilagor och länk, skapa, justera och signera protokoll med BankID. 
• Tilldela avtalsansvar inom styrelsen med automatiska påminnelser inför omförhandlingar av avtal.
• Aktivitetslogg och årsplanering med gemensam styrelsekalender med automatiska notiser inför att aktiviteter.
• Tilldela uppgifter inom styrelsen med automatiska påminnelser inför deadlines och kommentarslogg.
• Beslutsfattande med elektronisk signering.
• Digital historik och spårning av användaraktivitet enligt GDPR.
• Sökfunktion i dokumentarkiv.
• Automatiskt borttagning av känsliga dokument.
• Säker kommunikation internt som minskar behovet av osäker e-postkommunikation.

Vad kan en Styrelseportal göra för en organisation

• Samlar all konfidentiell mötesdokumentation och information på en säker plattform specifikt utformad för styrelsehantering.
• Ser till att samtliga styrelseledamöter kan komma förberedda till möten och genomföra styrelseuppdraget var de än befinner sig. 
• Gör det möjligt att skapa mötesagendor utifrån mall på ett enkelt och effektivt sätt.
• Ser till att styrelseledamöter har full koll på sitt ansvarsområde inom verksamheten med dess avtal, dokument, projekt och beslut. 
• Gör det enkelt för nya styrelseledamöter att ta över uppdraget vilket bidrar till hållbart och långsiktigt styrelsearbete inom verksamheten.

Fördelar med elektronisk signering och inloggning med BankID

• Gör det möjligt för styrelseledamöter att säkert signera protokoll, beslut och viktiga dokument med BankID på distans.
• Gör det smidigare för styrelseledamöter att logga in och hålla sitt konto säkert. Läs mer om BankID och dess säkerhet här https://support.bankid.com/sv/sakerhet/bankid-och-sakerhet

Frågor till leverantören angående informationssäkerhet

• Var lagras datan
• Följer leverantören GDPR
• Krypteras datan och med vilken metod
• Är det möjligt att ta bort data vid behov
• Genomförs back-ups och hur ofta

Hur uppfattar andra organisationer Styrelseportalen

• Finns det några pålitliga kundreferenser från liknande organisationer
• Liknar kundreferenserna er organisation
• Är funktionerna användarvänliga och anpassade till er typ av organisation
• Finns det en möjlighet att prova kostnadsfritt
• Finns det en möjlighet att få en genomgång kostnadsfritt
• Är kostnaden för Styrelseportalen utformad för er typ av organisation
• Finns en presentation av Styrelseportalen för er typ av organisation på hemsidan
• Vilket eller vilka språk använder sig supporten av
• Hur ser kontakten med supporten ut
• Finns kontaktuppgifter lättillgängligt på hemsida och i Styrelseportalen
• Hur lång tid verkar ett supportärende ta
• Vad har leverantören för supportavtal

Vill ni veta mer om vår Styrelseportal och vad den kan göra för er organisation?
Boka en demo och prova Styrelseportalen i 30 dagar kostnadsfritt utan några förbindelser.

Under en demo får ni: 

• Genomgång av plattformens funktioner.
• Svar på frågor och funderingar.
• Tips och förslag.