Guider

Mötesfunktionen består av 7 steg. Nedan listas alla steg och vad som ska göras i varje steg.

Längst ner finns det en komplett guide i PDF format.

Steg 1: Allmänt

I detta steg fyller användaren i detaljer om mötet, lägger till deltagare och laddar upp eventuella mötesbilagor som inte är kopplade till specifika punkter. Bilagor som hör till specifika dagordningspunkter bifogas istället i Steg 2: Dagordning.

Steg 2: Dagordning

Här skapar användaren en dagordning för mötet. Det är även möjligt att kopiera dagordningen från tidigare möten eller använda en mall.

Steg 3: Kallelse

I detta steg kan användaren skicka ut kallelsen via e-post. Alla mötesdetaljer, såsom mötets namn, datum, tid samt ett eventuellt meddelande sammanställs. Den dagordning som skapades i föregående steg bifogas som en PDF-fil tillsammans med eventuella bilagor från Steg 1: Allmänt och Steg 2: Dagordning.

Steg 4: Protokoll

Här börjar användaren med att ta bort de personer som inte är närvarande och väljer därefter ordförande, protokollförare och justerare för mötet. Denna information inkluderas automatiskt i PDF-protokollet.
Användaren öppnar sedan varje dagordningspunkt för att föra in anteckningar och beslut. När mötet är avslutat kan användaren välja mellan "Spara och skicka för justering" eller "Spara och gå vidare utan justering". För att spara och senare skicka ut protokollet för signering kan användaren klicka på "Spara utkast".

Steg 5: Justering

När protokollet skickas för justering får ordförande och justerare ett e-postmeddelande med en direktlänk till protokollet. De granskar varje punkt och kan lämna ändringsförslag, därefter väljer de antingen "Skicka ändringsförslag" eller "Inga ändringsförslag".
Protokollföraren får sedan ett e-postmeddelande med information om eventuella ändringar och en länk till mötet. Protokollföraren gör då ändringarna under respektive punkt och markerar punkterna som åtgärdade. Notera att ändringsförslag inte automatiskt överförs till protokolltexten – detta måste göras manuellt av protokollföraren. När alla justeringar är klara och samtliga punkter är åtgärdade, klickar protokollföraren på "Godkänn protokoll".

Steg 6: Signering

I detta steg skickas protokollet ut för e-signering. Om signering med BankID ska användas måste användaren antingen ha registrerat sitt personnummer under "Min profil" eller fylla i det manuellt i detta steg. Användaren väljer vilka som ska signera genom att lägga till signerande parter. Användare i Styrelseportalen föreslås automatiskt och kan enkelt läggas till.

Steg 7: Historik

I steget Historik samlas all information från mötet, inklusive tillhörande dokument. Det är enkelt att söka i historiken, där möten sorteras efter tidpunkt. Det är också möjligt att sortera årsvis eller utifrån mötestyp. I första vyn visas kolumnerna: Nr, Typ, Namn, Datum, Deltagare och Beskrivning.

Funktionen Möten - En komplett guide

• För att sätta upp ett videomöte klickar användaren på "Skapa videomöte".
• Därefter fyller användaren i Namn, Datum, Tid och Beskrivning samt lägger till deltagare.
• När mötet är sparat kan användare skicka ut en inbjudan till mötet via e-post.
• Det kommer även upp en länk som går att dela med ytterligare personer.
• Videomötet startar när minst två personer har anslutit till mötet.
• Under videomötet så är det möjligt att skicka reaktioner, chatta och dela skärm med deltagare.
• Det underlättar framför allt när styrelsen vill presentera något för externa personer eller om en leverantör vill presentera något för styrelsen.
• Förbrukade minuter beräknas som antalet deltagare multiplicerat med längden av ett möte. Räkneexempel: ett möte på 60 minuter med 5 deltagare räknas som 300 minuter.

Lägg upp en årsplanering av viktiga datum och aktiviteter genom att lägga till "Ny aktivitet".

• Sätt start och slutdatum samt start och sluttid.
• Tillsätt ansvariga som får automatiska notiser via e-post och sms inför aktiviteter.
• Koppla/synkronisera styrelsekalendern till privat kalender via iCal.
• Skapa bra struktur med färger. 
• Gör planeringen enkelt genom att upprepa återkommande aktiviteter. 

• Skapa en tydlig mappstruktur genom att trycka på "Skapa mapp".
• Redigera dokument direkt i portalen.
• Dra enkelt in filer från datorn eller tryck på "Ladda upp fil". Dokument har en drag and drop funktion som innebär att det går att flytta filer enkelt mellan mappar.
• I Styrelseportalen kan ni ändra namn, ta bort, förhandsgranska och lösenordskydda dokument.
• Det är möjligt att koppla på automatisk borttagning av dokument.
• Dela enkelt dokument med interna samt externa parter under en begränsad tid.
• Vid uppladdning av större mängd data går det att använda "Ladda upp mapp".
• Max storleken per uppladdning är 500 MB. Om ni har en mapp som är större så kan ni dela upp den i mindre delar.